rpa et ai (et comment les utiliser ?).

Le RPA et l’AI ont déjà fait couler beaucoup d’encre. Mais une chose est sûre : they are here to stay. Car, ne vous méprenez pas, l’automatisation n’est pas de la science-fiction. La capacité du RPA (ou Robotic Process Automation) et de l’AI (ou Artificial Intelligence) à accroître la productivité, l’efficacité et la satisfaction client, permet à chaque entreprise d’en bénéficier, quel que soit son secteur d’activité. 

Toutefois, si l’automatisation perd son image technique, le jargon qui l’accompagne n’en devient pas pour autant accessible aux non-initiés. Nous avons constaté qu’il subsistait des zones d’ombre quant à la différence réelle entre le RPA et l’AI - deux types d’automatisation que l’on confond encore souvent. Nous avons donc clarifié ce point pour vous en détail dans ce long read. 

Nous vous expliquons également comment le RPA et l’AI peuvent coexister. Et pour ne pas rendre les explications trop théoriques, nous avons opté pour 2 exemples simples tirés des secteurs de la finance et des RH - 2 domaines où le RPA et l’AI s’intègrent facilement.

C’est parti !

rpa et ai : définition.

Qu’entend-on par automatisation des processus robotisés (RPA) ?

Le RPA utilise des robots logiciels pour effectuer des tâches répétitives et moins intéressantes. Ces robots sont de véritables exécutants : ils suivent rigoureusement les règles et exécutent leurs missions sans la moindre faille. A retenir : le RPA nécessite un input structuré pour fournir de bons résultats. 

Le développement et l’implémentation de robots logiciels sont relativement simples et bon marché. Le Robotic Process Automation vous donne donc rapidement de bons résultats. Et cette rapidité demeure souvent cruciale quand il s’agit de l’optimisation de vos processus opérationnels et de l’obtention de vos objectifs.

Au sein de votre entreprise, le RPA soutient des processus tels que :

• La connexion aux applications
• Le copier-coller de données
• Le remplissage de formulaires
• L’ouverture de courriels et d’annexes

Qu’entend-on par intelligence artificielle (AI) ?

En général, l’intelligence artificielle requiert un travail de suivi et de mise en œuvre plus important que le RPA. L’AI fait référence à la capacité des systèmes informatiques à imiter le cerveau humain. Ils sont capables de formuler des jugements, de prendre des décisions et d’apprendre. L’AI peut aussi travailler avec un input non structuré étant donné que les algorithmes sont capables de mener des raisonnements complexes. Autrement dit : les algorithmes de l’AI sont des penseurs. 

L’intelligence artificielle permet d’atteindre des objectifs complexes. Comme vous pouvez vous en douter, le développement et la mise au point d’un tel trajet d’automatisation requièrent de très nombreux efforts, surtout par rapport au RPA. Ces efforts ne se situent pas au niveau du travail de développement, mais surtout de l’apprentissage et du test. À long terme, ces investissements sont évidemment largement payants.

Voici quelques exemples d’applications de l’AI :

• Chatbots
• Compréhension de documents
• Conversion voix-texte

Qu’en est-il de l’association AI et RPA ?

En dépit de leurs différences claires, l’AI et le RPA sont indissociables l’un de l’autre. En effet, en combinant leurs capacités respectives, ils peuvent hisser l’automatisation, et donc l’amélioration des processus, à un niveau supérieur.

Mais comment mettre en place cette combinaison ?

Nous pourrions écrire des articles interminables sur les différentes étapes à mettre en place si vous décidez d’automatiser vos processus. Mais cela nous mènerait dans des explications bien trop complexes - et notre objectif est de clarifier les choses, pas de susciter encore plus de questions. ;-)

Si nous nous limitons spécifiquement à la portée de cet article, il convient de procéder - de manière très simplifiée - comme suit : 

1. Commencez par répertorier vos processus simples. 
2. Ensuite, définissez ceux qui sont sensibles aux erreurs et au facteur temps, exigent beaucoup de main-d’œuvre et ont un impact sur d’autres processus et systèmes.
3. Ensuite, le RPA vous permet de rendre ces processus plus efficaces.
4. Si vous disposez de bases suffisantes, vous pouvez alors ajouter l’AI à vos processus opérationnels trop complexes pour le RPA seul.

De cette manière, vous mettez progressivement à niveau votre solution d’automatisation et vous abaissez le seuil pour l’intégration de l’AI (et d’autres options encore).

exemple 1 : le traitement des factures.

Le traitement des factures est un processus relativement simple à répertorier (étape 1 ci-avant) :

• Vous recevez des factures par courriel.
• Vous les enregistrez directement dans un dossier.
• Vous en tirez les informations pertinentes.
• Vous ajoutez les factures dans votre logiciel de comptabilité.

Ce processus est-il sensible aux erreurs ou au facteur temps (étape 2) ? Oui - ce processus doit intervenir régulièrement et dans un délai défini. Et il est également sensible aux erreurs, étant donné qu’il s’agit d’un processus manuel. Il exige beaucoup de travail et le traitement peut impacter la suite du processus s’il n’est pas fait correctement ou dans les temps. 

Regardons un peu ce que le RPA peut apporter dans ce cas (étape 3). Les bots logiciels peuvent être utilisés pour :

• Relever les courriels
• Télécharger les factures au bon endroit
• Copier-coller les factures dans le logiciel de comptabilité

Comme vous le constatez, l’automatisation des processus robotisés vous apporte déjà une série de quick wins. Mais il est possible de faire mieux. L’AI peut encore optimiser le processus (étape 4).

Toutes les factures n’ont pas le même format : les informations ne se trouvent pas toutes au même endroit et les factures n’ont pas le même nombre de lignes. En d’autres termes, les factures se classent dans la catégorie des données non structurées. Et comme vous l’avez lu dans notre définition ci-dessus, le RPA est incapable de gérer de telles données. Voilà pourquoi, dans ce cas, l’intelligence artificielle est indispensable pour lire les factures intelligemment et reconnaître et traiter des informations telles que le numéro de facture, la date d’échéance et le montant à payer.

exemple 2 : le processus de recrutement.

Si vous souhaitez enrichir votre processus de recrutement avec le RPA et l’AI, vous pouvez aller très loin, surtout dans le cas de l’intelligence artificielle. Elle permet, par exemple, d’analyser les expressions du visage lors des entretiens ou d’exécuter des vérifications détaillées automatiques en arrière-plan. Dans cet exemple, nous ne traitons pas de telles applications. Nous nous concentrons ici sur la manière dont l’AI et le RPA peuvent représenter un gain de temps, réduire les erreurs et améliorer l’efficacité.

Une grande multitude de tâches interviennent lors du recrutement d’un nouveau collègue :

• Le remplissage de formulaires
• L’examen de CV
• L’ajout de données dans les bases de données
• La fourniture d’informations
• La planification de formations

Vous vous inquiétez du fait que l’AI et le RPA enlèvent une partie de l’aspect humain du processus de recrutement ? Ce n’est pas vraiment le cas. Bien entendu, en tant qu’entreprise, il est toujours judicieux de peser le pour et le contre, et de fixer correctement vos limites.

Cependant, il arrive fréquemment que vos collègues des RH soient réellement débordés. De ce fait, ils ne sont pas toujours en mesure d’accorder autant d’attention qu’ils le voudraient aux relations personnelles avec les candidats ou de nouveaux collègues. Dès lors, si vous automatisez certaines tâches lourdes, vous dégagez du temps que ces collaborateurs peuvent affecter au côté chaleureux et humain de la fonction. Et comme l’automatisation permet d’éliminer les erreurs et les négligences, l’expérience pour les candidats et les nouvelles recrues n’en est que meilleure !

Dans ce cas, quelles sont les tâches compatibles avec le RPA et l’AI ? Voici un petit aperçu des possibilités.

questions concernant des aspects de routine.

Les candidats potentiels ont souvent des questions concernant le contenu de la fonction, le processus de recrutement ou les conditions de travail. Les nouveaux collègues s’interrogent souvent sur le nombre de jours de congé ou le travail à distance. Un chatbot contribue non seulement au recrutement conversationnel, mais peut aussi permettre de créer une marque employeur forte auprès des nouveaux collègues. 

Si une intervention humaine est requise, la question est directement posée à l’interlocuteur adéquat. En parallèle, la communication relative aux questions de routine est ramenée à un minimum. Pratique !

premier examen de CV.

L’examen manuel de CV prend énormément de temps - surtout lorsque l’on sait que dans cette pile de CV, un très grand nombre de candidats ne répondent pas aux exigences de la fonction. L’AI permet un examen automatique de tous les CV entrants. Elle formule ensuite un avis sur la base de certains termes et caractéristiques, puis les CV sont classés par ordre de pertinence. Planifier des entretiens avec les meilleurs candidats ? Ce processus peut lui aussi être automatisé.

un accueil et une intégration plus faciles.

Comme nous l’avons déjà évoqué, un chatbot est parfaitement capable de répondre à des questions simples d’un nouveau collègue. Mais le RPA et l’AI peuvent également améliorer considérablement l’efficacité d’autres aspects de l’accueil et de l’intégration de celui-ci.

Ce processus d’intégration inclut encore souvent une large part de travail administratif. Grâce au RPA et à l’AI, il est par exemple possible de demander automatiquement des informations standard au nouveau collègue, par exemple les données de sa carte d’identité et ses diplômes. Ces technologies peuvent également déjà tirer plusieurs informations du CV ou de la base de données et les copier sur des formulaires numériques afin de ne pas toujours avoir à compléter les mêmes informations.

Si vous ajoutez un nouveau collègue à la base de données, vous pouvez y associer un flux automatique qui prend des décisions sur la base de règles. Votre solution d’automatisation sait par exemple dans quel département le nouveau collègue a été engagé et peut donc lui envoyer d’elle-même les invitations aux formations ou réunions d’accueil adéquates. Ou en fonction de son poste, lui donner automatiquement accès à des systèmes d’entreprise et des données spécifiques.

Envie d’essayer ?

Comme vous le constatez, les possibilités d’application sont quasiment infinies. Il est essentiel de dresser correctement l’inventaire de vos processus actuels, de définir vos objectifs et d’ensuite chercher la solution adéquate.