1. objectif et champ d'application
En tant qu'organisation internationale axée sur l'excellence, le Groupe Randstad (dont fait partie Randstad Digital Belgium NV, dont le siège social est situé Kolonel Begaultlaan 1A/31, 3012 Leuven, inscrite auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0450.760.087 (ci-après "Randstad Digital")) attend de toutes les sociétés du groupe et de tous les employés, y compris les administrateurs et les cadres, qu'ils se comportent à tout moment conformément à nos valeurs fondamentales et à nos principes d'entreprise (ci-après les "Principes d'Entreprise"). Cela signifie agir de manière responsable, avec intégrité et conformément aux politiques et procédures d'Randstad Digital, ainsi qu'aux lois et réglementations applicables. Nous attendons de nos employés qu'ils aident Randstad Digital à maintenir son excellente réputation en adhérant aux normes reflétées dans nos valeurs fondamentales : savoir, servir, faire confiance, promouvoir tous les intérêts et rechercher la perfection.
Randstad Digital promeut une culture d'ouverture et de responsabilité et encourage toutes les personnes concernées à signaler toute préoccupation éthique (présumée), tout dilemme ou tout autre incident où le comportement est incompatible avec nos valeurs fondamentales et/ou nos Principes d’Entreprise, y compris les inconduites graves et/ou les comportements illégaux (ci-après "Inconduite"). Le signalement est essentielle pour permettre à Randstad Digital de protéger son personnel, l'entreprise et ses valeurs, les parties prenantes et la société dans son ensemble. Cependant, parce que nous comprenons qu'il faut du courage pour signaler les choses, nous voulons vous offrir un moyen simple et sûr.
La présente procédure de signalement d’une inconduite (ci-après dénommée la "Procédure de Signalement d’une Inconduite" ou simplement la "Procédure") explique les possibilités qui s'offrent à vous pour faire part de vos préoccupations et/ou signaler un cas (présumé) d’Inconduite en toute confidentialité et sans crainte de représailles.
Cette Procédure de Signalement d’une Inconduite s'applique dans le monde entier à toutes les entreprises du Groupe Randstad (y compris Randstad Digital), et toutes les parties prenantes peuvent l'utiliser pour signaler des Inconduites (présumées) au sein du Groupe Randstad (y compris Randstad Digital) ou en relation avec celui-ci.
2. notre procédure – comment ça marche
2.1 introduction
Pour faciliter le signalement d'une Inconduite (voir section 2.2) au sein du Groupe Randstad (y compris Randstad Digital) ou en relation avec celui-ci, nous avons mis en place des canaux dédiés par lesquels une Partie Prenante (voir définition ci-dessous) peut faire part de ses préoccupations, soit par le biais de mécanismes de signalement locaux au niveau de l'entreprise, soit en s'adressant à l’agent local de l'intégrité (ci-après "l’Agent Local de l'Intégrité"), l’agent central de l'intégrité de Randstad N.V. (ci-après le "l’Agent Central de l'Intégrité"), ou via notre propre ligne d'intégrité (ci-après la "Ligne d'Intégrité"), ou via un signalement externe.
Le signalement d'une éventuelle Inconduite conformément à la présente Procédure garantit que vous êtes protégé lorsque vous faites un signalement (voir section 2.5). Toutes les préoccupations concernant une éventuelle Inconduite soulevées conformément à nos procédures officielles resteront confidentielles (sauf dans la mesure où cela est nécessaire pour mener une enquête adéquate (y compris le droit de réponse de la personne accusée) et, si nécessaire, pour prendre les mesures appropriées) et avec l'assurance qu'aucune mesure de représailles ne sera prise à l'encontre de la personne qui le signale.
qui peut notifier
Notre Procédure s'adresse à toute Partie Prenante qui souhaite signaler.
Par Partie Prenante, on entend toute personne faisant partie ou non du Groupe Randstad (y compris Randstad Digital) et pouvant inclure :
- les employés de l'entreprise, y compris les dirigeants et les cadres, les membres du conseil d'administration et les stagiaires ;
- talents, travailleurs temporaires, entrepreneurs indépendants, freelances et indépendants ;
- les anciens employés et les anciens talents employés par ou à travers le Groupe Randstad (y compris Randstad Digital) ;
- les candidats et les demandeurs d'emploi ;
- volontaires ;
- les clients et les fournisseurs, ainsi que leur personnel et leurs sous-traitants ;
- les actionnaires et les investisseurs.
2.2 inconduite
quand utiliser cette procédure
La Ligne d’Intégrité peut être utilisée pour signaler des incidents et des situations si vous soupçonnez raisonnablement ou avez des preuves d'une Inconduite au sein du Groupe Randstad (y compris Randstad Digital) ou en relation avec celui-ci.
Les exemples d'Inconduite (suspicions ou preuves) qui peuvent être découverts dans le cadre de cette Procédure de Signalement d’une Inconduite comprennent les préoccupations sérieuses relatives à :
- les valeurs fondamentales, les principes commerciaux, les politiques ou les procédures d'Randstad Digital ;
- les lois et réglementations en matière de concurrence et d'antitrust ;
- la discrimination et le racisme ;
- le harcèlement et l'intimidation ;
- le harcèlement sexuel ;
- les pots-de-vin et la corruption ;
- d'autres violations des droits de l'homme (par exemple, l'esclavage moderne/le travail forcé, le travail des enfants) ;
- les lacunes en matière de santé, de sécurité et d'environnement ;
- la fraude ou le détournement des actifs de l'entreprise ;
- la divulgation illicite d'informations confidentielles, y compris de données personnelles ;
- les conflits d'intérêts ;
- les infractions pénales ;
- le non-respect des obligations légales ou réglementaires (y compris les pratiques financières et comptables inappropriées), notamment les infractions à la législation de l'Union européenne (voir annexe 2).
quand ne pas utiliser cette procédure
Si vous avez une question ou un problème concernant vos conditions d'emploi ou l'entretien d'évaluation, le salaire ou l'enregistrement des heures, votre promotion ou l'environnement de travail, la présente Procédure de Signalement d’une Inconduite ne s'applique pas. Elle ne s'applique pas non plus si vous avez un grief personnel, un conflit ou une plainte à l'encontre de votre responsable ou de votre collègue, si cela ne constitue pas une Inconduite.
Vous pouvez soulever ces questions par le biais des voies locales appropriées, notamment votre manager, les directeurs ou le département des RH.
Si vous fournissez des services pour un client d'une entreprise du Groupe Randstad (y compris Randstad Digital), une éventuelle Inconduite qui concerne clairement ce client peut également relever de la procédure de signalement du client.
en cas de doute
Il ne sera pas toujours facile de juger si une préoccupation ou une situation particulière constitue une Inconduite. En cas de doute, vous pouvez contacter l’Agent Local de l'Intégrité ou simplement signaler via la Ligne d'Intégrité (voir section 2.4). Si vous le faites, l’Agent Local de l'Intégrité examinera votre signalement et vous fera savoir s'il sera suivi comme un cas possible d’Inconduite dans le cadre de cette Procédure. Si ce n'est pas le cas, vous serez orienté vers le service compétent.
2.3 où et comment se prononcer
Tout employé qui soupçonne raisonnablement une Inconduite ou qui a été témoin d'une possible Inconduite est tenu de la signaler.
Pour de nombreux problèmes, une bonne première étape peut consister à parler directement à la personne concernée, même si ce n'est pas toujours facile, ou à votre responsable ou à d'autres canaux de signalement habituels (locaux). Même lorsque nous rendons le dialogue facile et sûr, cela ne doit pas remplacer immédiatement le dialogue normal et le retour d'information, qui sont à la base de nos valeurs fondamentales.
Toutefois, si vous estimez que cela n'est pas approprié ou si vous ne vous sentez pas confortable pour le faire, vous pouvez contacter directement votre Agent Local de l’Intégrité ou l'Agent Central de l’Intégrité ou utiliser la Ligne d'Intégrité. Ce faisant, vous pouvez aussi toujours demander une rencontre physique.
votre responsable, votre représentant des RH, votre conseiller juridique, responsable risk & audit, ou tout autre rôle de confiance
En règle générale, la première personne à contacter en cas de problème est votre responsable direct (pour les employés internes), votre responsable talent manager/sales manager/chef de projet ou son responsable (pour les consultants, quelle que soit leur statut), ou votre contact professionnel habituel (pour les autres parties prenantes externes). En fonction de la nature du problème, vous pouvez également choisir d'en discuter avec votre représentant des ressources humaines, votre conseiller juridique, responsable risk & audit ou une autre partie de confiance (par exemple, un conseiller en prévention de IDEWE (pour les employés) ou un conseiller confidentiel) au sein de l'entreprise. Ils peuvent être en mesure de vous aider, de servir de médiateur ou de vous orienter vers la personne la mieux placée pour répondre à vos préoccupations. S'adresser à la direction est généralement le moyen le plus rapide et le plus efficace, ainsi que le meilleur moyen de garantir un environnement de travail agréable et ouvert dans l'ensemble du Groupe Randstad (y compris Randstad Digital).
votre agent local de l’intégrité et agent central de l’intégrité
Si votre préoccupation concerne une éventuelle Inconduite, vous pouvez également la signaler directement à votre Agent Local de l'Intégrité.
L’Agent Local de l’Intégrité est la personne ou le service impartial qui veille à ce que tous les cas signalés à la Ligne d'Intégrité ainsi que ceux qui lui sont signalés directement soient évalués et ensuite transmis à l'équipe ou au service approprié pour suivi ou (si le signalement est considéré comme une Inconduite) enquêtés et traités de manière légale et opportune, dans le plein respect des droits de toutes les personnes concernées. Chaque pays/société du Groupe Randstad (y compris Randstad Digital) dispose de son propre Agent Local de l’Intégrité. Le Agent Local de l'Intégrité peut être un employé d'Randstad Digital ou une partie externe, selon ce qui est jugé approprié par le directeur général concerné et l’Agent Central de l'Intégrité.
coordonnées de l’Agent Local de l'Intégrité:
- e-mail: integrityofficer.be@randstaddigital.com
- adresse: Kolonel Begaultlaan 1A/31, 3012 Louvain
Si vous souhaitez vous entretenir avec l’Agent Local de l'Intégrité par téléphone ou en personne, veuillez l'indiquer dans votre message.
Si l’Inconduite présumée concerne les cadres supérieurs d'Randstad Digital, vous pouvez également contacter directement l’Agent Central de l'Intégrité.
L’Agent Central de l'Intégrité est la personne ou le service impartial désigné par le conseil d'administration de Randstad N.V. pour coordonner les questions d'intégrité dans le cadre de cette Procédure et pour rendre compte régulièrement au conseil d'administration et annuellement au comité d'audit du Conseil de surveillance des questions signalées par la Ligne d'Intégrité ou directement aux Agents Locaux de l'Intégrité et/ou au Agent Central de l'Intégrité.
L’Agent Central de l'Intégrité veillera à ce que tous les signalements, dans le cadre de cette Procédure, concernant des soupçons d’une Inconduite de la part d'un ou plusieurs membres de la direction d'une entreprise du Groupe Randstad (y compris Randstad Digital) soient examinés de manière centralisée.
Vous pouvez joindre l’Agent Central de l'Intégrité par e-mail (complianceofficer@randstad.com) ou envoyer une lettre à l’Agent Central de l'Intégrité, Randstad N.V., PO Box 12600, 1100 AP Amsterdam-Zuidoost, Pays-Bas.
la ligne d’intégrité: en ligne ou par téléphone
Si vous soupçonnez ou êtes témoin d'une Inconduite qui ne peut pas être signalée par les voies habituelles de signalement (par exemple, parce qu'elles risquent d'être inappropriées ou inefficaces ou parce que vous ne vous sentez pas confortable pour signaler votre problème par ces voies), vous pouvez le signaler par la Ligne d’Intégrité.
Les signalements peuvent être soumis via la Ligne d’Intégrité dans la langue locale (néerlandais ou français) ou en anglais, en ligne ou oralement (par téléphone). La Ligne d’Intégrité se compose d'une page web sécurisée et d'une ligne d'assistance téléphonique, accessibles 24 heures sur 24 via des numéros d'accès locaux gratuits. Tous deux sont gérés par un prestataire de services externe indépendant. Voir l'Annexe 1 pour les coordonnées complètes et les instructions d'utilisation.
Bien que les signalement puissent également être soumis de manière anonyme, Randstad Digital vous encourage à nous dire qui vous êtes lorsque vous vous présentez, car cela facilite grandement l'enquête sur le signalement.
détails de la Ligne Intégrité pour votre pays :
- téléphone gratuite: 0800/71365
- site web: www.speakupfeedback.eu/web/integrityatrandstaddigital/be
- code d’accès: 30753
- options de langue: néerlandais, français et anglais
L’agent Central de l'Intégrité (en ligne uniquement) du Groupe Randstad (y compris Randstad Digital) peut être contacté à l'adresse suivant:
- site web: www.speakupfeedback.eu/web/integrityatrandstad/nl
- code d’accès: 55984
- options de langue: anglais ou votre langue local (mais veuillez prévoir un délai supplémentaire pour la traduction de votre message)
Les signalements adressés à la Ligne d'Intégrité sont reçus par l’Agent Local de l'Intégrité et sont également partagés avec l’Agent Central de l'Intégrité.
se prononcer de manière anonyme
Si vous souhaitez effectuer un signalement anonyme, Randstad Digital vous encourage vivement à le faire par le biais de la Ligne d’Intégrité. Cela nous permet de traiter votre signalement sur une Inconduite de la manière la plus efficace possible, de minimiser les signalements non fiables et faux, de protéger au mieux la vie privée de toutes les personnes concernées et de permettre à l'Agent Local de l’Intégrité et/ou à l'Agent Central de l’Intégrité de communiquer efficacement avec vous. Randstad Digital n'a pas besoin de savoir qui vous êtes, mais l'utilisation de la Ligne d'Intégrité permet un dialogue sûr.
En cas de signalement anonyme, veuillez-vous assurer que vous fournissez suffisamment de détails pour que votre problème puisse être traité. Les signalements anonymes contenant des détails insuffisants ne peuvent pas faire l'objet d'une enquête.
ce qu'il faut dire lorsque vous vous prononcez
Randstad Digital apprécie tout signalement effectué de bonne foi, anonyme ou non. Cependant, pour évaluer la validité du signalement et décider du suivi, l'Agent Local de l’Intégrité a besoin d'autant de détails que possible.
Tenez compte des aspects suivants lorsque vous vous prononcez :
- que s'est-il passé ?
- qui était impliqué - qui a fait quoi et y avait-il des témoins ?
- quand cela s'est-il produit ?
- où cela s'est-il passé ?
- comment cela s'est-il produit - quels moyens ou méthodes ont été utilisés ?
- si vous disposez de ces informations, pourquoi c'est arrivé ?
Nous vous encourageons également à partager tout élément de preuve, document, référence, photographie ou autre information pertinente qui pourrait nous aider à évaluer le signalement plus efficacement. Si vous ne disposez pas de telles preuves, toute référence ou recommandation où l'on peut trouver ce matériel est utile.
Il se peut que vous ne puissiez pas aborder tous les aspects, mais plus nous disposons d'informations, mieux nous pouvons évaluer et suivre le dossier. Si vous faites un signalement par le biais de la Ligne d'Intégrité, l’Agent Local de l'Intégrité et l’Agent Central de l'Intégrité peuvent vous contacter (également par le biais de la Ligne d'Intégrité) pour vous poser des questions supplémentaires.
se prononcer en dehors du groupe randstad (y compris randstad digital)
Si, après mûre réflexion, vous ne vous sentez pas confortable pour faire part de vos préoccupations au sein de l'entreprise, il est possible de le faire en dehors de l'entreprise. Cette Procédure n'a pas pour but de limiter vos droits de signaler une éventuelle Inconduite en dehors du Groupe Randstad (y compris Randstad Digital).
Cependant, le fait de rendre compte à une autorité locale est une étape importante. Pour connaître toutes les conditions, y compris si vous pouvez faire un signalement externe, vous pouvez les consulter le site web des autorités compétentes de votre pays de résidence.
Selon le sujet, différentes autorités peuvent être compétentes pour accepter et traiter votre plainte, par exemple le SPF Finances, le SPF Mobilité et Transports, l'ONSS, la Banque nationale de Belgique, l’ONEM, etc.
Comme point de contact général, vous pouvez vous adressez au Médiateur Fédéral :
- adresse: Rue de Louvain 48/6, 1000 Bruxelles
- site web: https://www.federaalombudsman.be/fr
- téléphone: 0800 99 961 (disponible du lundi au vendredi entre 09h00 et 12h30 et entre 13h30 et 17h00)
- e-mail: contact@federaalombudsman.be
Vous pouvez choisir l'une des options ci-dessus pour joindre le Médiateur Fédéral. Vous pouvez également choisir de prendre un rendez-vous physique dans leurs bureaux.
Si vous envisagez de le faire, nous vous recommandons vivement de demander conseil au préalable et de ne pas le faire seul. En particulier, nous vous encourageons vivement à le signaler d'abord au sein de l'entreprise, afin que vous puissiez nous transférer la charge et que nous puissions enquêter sur le sujet immédiatement.
Si vous décidez de signaler une éventuelle Inconduite à l'extérieur alors qu'une enquête d'Randstad Digital est en cours, Randstad Digital peut décider de ne plus vous impliquer dans cette enquête, d'interrompre l'enquête et/ou de prendre toute autre mesure qu'elle juge nécessaire.
divulgation
Si, après mûre réflexion, vous ne vous sentez pas confortable pour faire part de vos préoccupations au sein de l'entreprise ou de rapporter à une autorité locale, il est possible de rendre votre préoccupation publique. Cette Procédure n'a pas pour but de limiter vos droits de rendre publique vos préoccupations.
Cependant, une divulgation est une étape importante. Vous avez seulement le droit à protection dans les cas suivantes :
- dans la situation où vous avez fait votre premier signalement en interne ou en externe, aucune réponse n'a été donnée à votre signalement dans le délai fixé au paragraphe 2.4 ou aucune mesure appropriée a été prise ;
- malgré notre engagement clair dans cette Procédure, vous craignez sérieusement un risque de représailles ;
- la violation que vous soupçonnez ou démontrez représente un danger imminent ou réel pour l'intérêt public (une urgence ou un risque de dommage irréversible) ;
- il est peu probable qu'il soit possible de remédier efficacement à la violation en raison des circonstances particulières de l'affaire, parce que, par exemple, des preuves peuvent être retenues ou détruites, ou qu'une autorité peut être de connivence avec l'auteur de l'infraction ou être impliquée dans l'infraction.
Si vous envisagez de le faire, nous vous recommandons vivement de demander conseil au préalable et de ne pas le faire seul. En particulier, nous vous encourageons vivement à le signaler d'abord au sein de l'entreprise, afin que vous puissiez nous transférer la charge et que nous puissions enquêter sur le sujet immédiatement.
Si vous décidez de divulguer une éventuelle Inconduite alors qu'une enquête d'Randstad Digital est en cours, Randstad Digital peut décider de ne plus vous impliquer dans cette enquête, d'interrompre l'enquête et/ou de prendre toute autre mesure qu'elle juge nécessaire.
2.4 traitement des signalements effectués via la ligne d'intégrité ou directement auprès de l’agent local de l'intégrité
Les signalements reçus par la Ligne d'Intégrité sont partagées avec l’Agent Local de l'Intégrité. Une copie du signalement est également envoyé automatiquement à l'Agent Central de l'Intégrité. L'Agent Local de l'Intégrité tient un registre des signalements. Ces signalements ne sont pas conservés plus longtemps que nécessaire pour respecter la législation européenne et belge.
L'Agent Local de l'Intégrité et l'Agent Central de l'Intégrité ont tous deux une fonction impartiale. La Ligne d'Intégrité, l'Agent local de l'Intégrité et l'Agent Central de l'Intégrité offrent un moyen sûr pour se prononcer. Cette façon de se prononcer garantit que vous utilisez des canaux de signalement qui protègent votre confidentialité et celle des tiers. L'accès non autorisé est restreint.
évaluation initiale et réponse
L’Agent Local de l'Intégrité vous confirmera la bonne réception de votre signalement dans les 7 (sept) jours suivant sa réception, soit directement, soit via la Ligne d'Intégrité. L’Agent Local de l'Intégrité vous fera également savoir si le problème signalé est considéré comme une Inconduite ou s'il s'agit d'un problème à traiter par le biais des procédures normales (locales) de signalement (par exemple, le représentant des RH, le contact de client). Si des informations supplémentaires sont nécessaires pour cette évaluation, cela sera indiqué dans le message de réponse.
Si l'affaire doit être traitée par le biais des procédures normales (locales) de signalement, l’Agent Local de l'Intégrité communiquera les détails pertinents dans le message de réponse ou contactera le service local compétent pour traiter le signalement, en fonction de la nature du message et des coordonnées que vous avez fournies.
l'enquête et le retour d'information
L’Agent Local de l'Intégrité veillera à ce que tous les cas signalés d’Inconduite éventuelle fassent l'objet d'une enquête et soient traités de manière légale et opportune, en respectant les droits de toutes les personnes concernées et conformément à la procédure d'enquête d'Randstad Digital.
Dans certains cas, ces affaires peuvent être transmises et traitées par un représentant de la direction locale et/ou d'autres départements concernés de l'entreprise, en fonction de la nature du signalement. Dans ces cas, les mêmes principes concernant, par exemple, la confidentialité, interdiction de représailles et les délais continuent de s'appliquer.
Après une évaluation approfondie, l'Agent Local de l'Intégrité peut décider de ne pas enquêter sur un signalement si, par exemple :
- les informations sont insuffisantes pour mener une enquête raisonnable et il n'est pas possible d'obtenir des informations supplémentaires ;
- il y a une indication claire que le signalement n'était pas basé sur le mérite mais qu'elle a été faite de mauvaise foi et avec la simple intention de nuire aux individus ou à l'entreprise plutôt que de traiter l’Inconduite.
Au cours de l'enquête, l’Agent Local de l'Intégrité ou tout autre service concerné par l'enquête peut également vous contacter (par le biais de la Ligne d'Intégrité ou, si possible, directement) pour obtenir des précisions.
Au plus tard 3 (trois) mois après l'accusé de réception, l'Agent Local de l'Intégrité fournira un retour d'information. Si l'enquête n'est pas terminée à ce moment-là, un retour d'information sera fourni à nouveau à une date ultérieure. Pour des raisons de confidentialité, de respect de la vie privée et des droits des parties concernées, il n'est pas toujours possible de partager les détails du déroulement ou du résultat de l'enquête. Toutes les parties ont droit à la confidentialité, y compris la personne accusée. Par conséquent, si vous participez à une enquête ou si vous en avez connaissance, vous devez également en assurer la confidentialité.
l’agent central de l’intégrité
Si un ou plusieurs membres de la direction locale d'Randstad Digital sont impliqués dans l'éventuelle Inconduite, l’Agent Local de l'Intégrité transmet le signalement à l’Agent Central de l'Intégrité. L’Agent Central de l'Intégrité peut informer la direction locale et informera le membre responsable du conseil d’administration de Randstad N.V. et/ou le comité d'audit du Conseil de surveillance, à condition que la confidentialité soit garantie et sans conflit d'intérêts potentiel.
Les signalements concernant un ou plusieurs membres du conseil d’administration ou du Conseil de surveillance de Randstad N.V. sont traités par l’Agent Local de l'Intégrité de Randstad N.V., qui est membre du Conseil de surveillance.
conclusions et actions
Une fois l'enquête est terminée, des mesures correctives appropriées seront prises immédiatement si elles sont justifiées de l'avis du niveau hiérarchique concerné, en tenant compte des services compétents (par exemple, les RH, le service juridique). Les mesures correctives en cas d’Inconduite avérée peuvent aller d'un avertissement écrit, de coaching et/ou d'excuses à la/aux personne(s) concernée(s) par l’Inconduite à la suspension ou à la résiliation du contrat ou de la relation avec les personnes responsables de l’Inconduite, au signalement aux autorités compétentes et/ou à d'autres mesures pertinentes et proportionnées à l’Inconduite spécifique.
2.5 la protection de vos droits lorsque vous vous prononcez via l’agent de l’intégrité et/ou via la ligne d'intégrité
Il est essentiel de protéger votre droit de signaler d'éventuelles Inconduites. L'un des principaux objectifs de cette Procédure est justement cela. Cette protection s'applique lorsque vous avez des motifs raisonnables de croire que les informations que vous signalez sont véridiques au moment du signalement et que ces informations constituent une Inconduite.
Certains principes clés sont mis en évidence ci-dessous.
confidentialité
Tous les problèmes signalés par le biais de la Ligne d'Intégrité ou directement à l’Agent Local de l'Intégrité seront traités de manière aussi confidentielle que possible, y compris votre identité, dans la mesure où cela est nécessaire pour lancer une enquête (et prendre les mesures appropriées si nécessaire). Cela s'applique également à toute personne qui vous assiste lorsque vous vous prononcez dans un contexte professionnel. Des exceptions à la confidentialité sont possibles lorsque Randstad Digital a une obligation légale ou réglementaire de divulguer l'information ou lorsque le signalement est fait de mauvaise foi.
Les informations ne seront partagées qu'avec un nombre limité de personnes autorisées directement impliquées dans l'enquête et toujours sur la base du strict besoin d'en connaître. Cela peut également s'appliquer aux consultants externes impliqués dans une enquête. Votre identité et les autres informations à partir desquelles votre identité peut être déduite ne seront pas divulguées à d'autres personnes que ces individus sans votre consentement explicite. En fonction de l'objectif poursuivi, l’Agent Local de l'Intégrité rendra (encore) anonymes les informations avant de les partager.
En principe, nous sommes tenus d'informer une personne faisant l'objet d'une enquête qu'elle fait l'objet d'une allégation d’Inconduite éventuelle. Ce signalement peut être retardé s'il y a un risque important que cela compromette l'enquête ou la collecte de preuves. Dans ce cas également, votre identité ne sera pas divulguée.
Lorsque vous effectuez un signalement conformément à la présente Procédure, Randstad Digital s'engage à traiter votre signalement avec sérieux et diligence. Randstad Digital attend de vous que vous les traitiez de la même manière, en respectant également la confidentialité dans la mesure du possible, conformément à vos obligations (contractuelles) de confidentialité. Cela ne vous empêche pas de faire un signalement externe ou public conformément à la loi belge et aux exigences spécifiques de ces signalements ou de demander un avis (juridique) en rapport avec votre signalement (voir section 2.3, se prononcer en dehors du groupe Randstad (y compris Randstad Digital)).
vie privée/protection de données
Toute donnée personnelle obtenue dans le cadre d'un signalement et d'une enquête en vertu de cette Procédure (y compris de la part de la personne faisant un signalement, de la personne faisant l'objet d'une enquête et de tout témoin) sera utilisée uniquement aux fins décrites dans cette Procédure et conformément à la législation pertinente en matière de protection des données et à la politique de protection des données d'Randstad Digital. Les données personnelles qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement d'un signalement spécifique seront supprimées sans délai.
Les données personnelles obtenues par le biais de la Ligne d'Intégrité seront supprimées trois mois après la conclusion d'une affaire par l’Agent Local de l'Intégrité. Les données personnelles collectées dans le cadre d'une enquête peuvent être conservées plus longtemps si la nature des allégations et/ou de l'enquête l'exige, jusqu'au délai de prescription légal maximum applicable dans le pays concerné, mais pas plus longtemps que nécessaire et proportionné.
Les données à caractère personnel ne seront communiquées qu'aux personnes qui ont besoin de les connaître et qui sont soumises à un devoir de confidentialité, dans la mesure où cela est possible et compatible avec la nécessité de mener une enquête et, si nécessaire, de prendre les mesures appropriées. Des exceptions sont possibles si Randstad Digital a une obligation légale ou réglementaire de divulguer les informations ou si la divulgation est faite de mauvaise foi.
pas de représailles
Nous encourageons les signalements et toute personne qui s'exprime sera protégée contre toute menace ou représailles, à condition que le dénonciateur ait des motifs raisonnables de croire que les informations relatives à l'Inconduite possible au moment du signalement sont véridiques. Vous ne serez pas accusé ou tenu responsable si vous faites votre signalement de bonne foi et conformément à cette Procédure.
Randstad Digital n'exercera pas de représailles à l'encontre de toute personne qui signale une éventuelle Inconduite. Les choses suivantes seront considérées comme des représailles :
- suspension, mise à pied, licenciement ou mesures équivalentes;
- rétrogradation ou refus de promotion;
- transfert de fonctions, changement de lieu de travail, réduction de salaire, modification des horaires de travail;
- suspension de la formation;
- évaluation de performance ou attestation de travail négative;
- mesures disciplinaires imposées ou administrées, réprimande ou autre sanction, y compris une sanction financière;
- coercition, intimidation, harcèlement ou ostracisme;
- discrimination, traitement désavantageux ou injuste;
- non-conversion d’un contrat de travail temporaire en un contrat permanent, lorsque le travailleur pouvait légitimement espérer se voir offrir un emploi permanent;
- non-renouvellement ou résiliation anticipée d’un contrat de travail temporaire;
- préjudice, y compris les atteintes à la réputation de la personne, en particulier sur les réseaux sociaux, ou pertes financières, y compris la perte d’activité et la perte de revenu;
- mise sur liste noire sur la base d’un accord formel ou informel à l’échelle sectorielle ou de la branche d’activité, pouvant impliquer que la personne ne trouvera pas d’emploi à l’avenir au niveau du secteur ou de la branche d’activité;
- résiliation anticipée ou annulation d’un contrat pour des biens ou des services;
- annulation d’une licence ou d’un permis;
- orientation vers un traitement psychiatrique ou médical.
Cela s'applique également à la personne qui aide la personne à se manifester dans un contexte professionnel (facilitateurs et/ou membres de la famille du rapporteur).
Le droit de non-représailles est garanti par les Principes d'Entreprise et la violation de ce droit ne sera pas tolérée. Toute menace ou représailles visant à faire des déclarations peut entraîner une action disciplinaire.
Si vous remarquez ou subissez une menace ou des représailles, vous pouvez le signaler par le biais de la Ligne d'Intégrité ou directement à l’Agent Central de l'Intégrité.
Si vous signalez une Inconduite à laquelle vous avez vous-même participé conformément à la présente Procédure, Randstad Digital en tiendra compte comme d'une circonstance atténuante lors de l'évaluation des conséquences de cette Inconduite.
exception: signalement de mauvaise foi
Les signalements sont réputés avoir été faits de mauvaise foi si le rapporteur sait, au moment du signalement, que l'allégation faite n'est pas véridique. Cela peut être le cas, par exemple, si cette Procédure est utilisée de manière abusive (a) en raison de griefs personnels, (b) pour un gain personnel, ou (c) pour nuire délibérément au Groupe Randstad (y compris Randstad Digital) ou à (l'un de) ses employés, y compris les dirigeants et les administrateurs. Le Groupe Randstad (y compris Randstad Digital) considère le signalement de mauvaise foi comme une violation très grave de nos Principes d’Entreprise.
Si nécessaire, le Groupe Randstad (y compris Randstad Digital) peut prendre des mesures supplémentaires (y compris des mesures disciplinaires) à l'encontre de toute personne qui fait sciemment un signalement de mauvaise foi.
2.6 protection de la personne faisant l'objet d'une enquête
Une personne faisant l'objet d'une enquête pour une éventuelle Inconduite a également droit à une protection. La présomption d'innocence est un principe très important. L'Agent Local de l'Intégrité est responsable du suivi et de l'administration de cette Procédure, y compris à l'égard de toute personne accusée de - ou impliquée dans - une éventuelle Inconduite.
La personne faisant l'objet d'une enquête pour une éventuelle Inconduite sera normalement notifiée dans un délai raisonnable, en fonction des faits et des circonstances et s'il existe un risque de destruction de preuves, de représailles et/ou d'obstruction de l'enquête.
Toutes les questions ou problèmes soulevés resteront confidentiels. Les informations ne seront partagées qu'avec un nombre limité de personnes sur la base d'un strict besoin de savoir.
La personne faisant l'objet d'une enquête a le droit de répondre aux allégations et peut faire appel des conclusions ou des décisions défavorables.
3. responsabilité et mesures disciplinaires
Le conseil d'administration de Randstad N.V. est responsable en dernier ressort de la Procédure de Signalement d’une Inconduite. La direction d'Randstad Digital est tenue de s'assurer que la présente Procédure de Signalement d’une Inconduite est mise en œuvre au sein de son organisation et que l’Agent Local de l'Intégrité agit conformément à cette Procédure.
Randstad Digital attend de la direction, à tous les niveaux, qu'elle traite tous les signalements relatifs à une éventuelle Inconduite de manière sérieuse, confidentielle et appropriée, et qu'elle veille à ce que le rapporteur ne fasse pas l'objet de menaces ou de représailles. La direction est tenue de coopérer pleinement à toute enquête sur une éventuelle Inconduite.
Le non-respect de cette Procédure, y compris les menaces ou les représailles à l'encontre de toute personne effectuant un signalement en vertu de cette Procédure et l'absence de mesures ou de soins raisonnables pour protéger l'identité de la personne effectuant le signalement, peut entraîner des mesures disciplinaires.
Randstad Digital pourra modifier cette Procédure à tout moment, dans le respect des exigences des lois et règlements applicables, et impliquera le Comité d'Entreprise Européen de Randstad dans cette démarche. Le cas échéant, les comités d'entreprise locaux seront impliqués dans la mise en œuvre locale.
annexe 1 – mode d’emploi et coordonnées
mode d’emploi ligne d’intégrité
Lorsque vous vous préparez à faire un signalement par le biais de la Ligne d'Intégrité, tenez compte des aspects suivants avant de le faire :
- que s'est-il passé ?
- qui était impliqué - qui a fait quoi et y avait-il des témoins ?
- quand cela s'est-il produit ?
- où cela s'est-il passé ?
- comment cela s'est-il produit - quels moyens ou méthodes ont été utilisés ?
- si vous disposez de ces informations, pourquoi c'est arrivé ?
Si possible, veuillez joindre au signalement en ligne tout élément de preuve, document, référence, photo ou autre information pertinente qui pourrait nous aider à évaluer le signalement plus efficacement. Si vous ne disposez pas de telles preuves, toute référence ou recommandation sur l'endroit où trouver ce matériel est utile.
ligne téléphonique gratuite - signalements verbaux
- Le rapporteur appelle le numéro gratuit applicable ; l'appel téléphonique est reçu par un système de réponse vocale. Après le signalement, le rapporteur reçoit un numéro de dossier unique. Le signalement peut être rédigé dans la langue locale (néerlandais ou français) ou en anglais. Le prestataire de services externe envoie ensuite une transcription de l'enregistrement vocal à l'Agent Local de l'Intégrité. Veuillez respecter les directives suivantes :
- parler clairement ;
- si vous souhaitez être contacté directement, veillez à laisser vos coordonnées ; votre numéro de téléphone ne sera PAS enregistré si vous faites un signalement téléphonique ;
- enregistrer votre numéro de dossier unique à des fins de communication.
- Pour protéger l'anonymat du rapporteur, l'enregistrement vocal est conservé chez le prestataire de services externe et est détruit une fois que l'Agent Local de l'Intégrité confirme la réception de la transcription.
- Grâce au numéro de dossier unique, l'Agent Local de l'Intégrité laissera un message de réponse au rapporteur pour confirmer la réception du signalement et, si nécessaire, poser des questions de vérification ou formuler une conclusion. Le rapporteur a le droit de recevoir un accusé de réception écrit du signalement et de revoir et corriger le signalement. Après le signalement initial, l'Agent Local de l'Intégrité enverra une accusé de réception dans un délai maximum de sept jours à compter de la réception du signalement.
- Veuillez vérifier si vous recevez un message de réponse !
Votre numéro de téléphone n'est pas enregistré lorsque vous faites un signalement.
- Grâce au numéro de dossier unique, le rapporteur peut recomposer la ligne téléphonique gratuite pour entendre la réponse de l'Agent Local de l'Intégrité. Le rapporteur peut choisir de répondre aux questions immédiatement ou plus tard.
formulaire de signalement en ligne
- Le rapporteur se rend sur la page web concernée, laisse un message en saisissant un texte (dans la langue locale (néerlandais ou français) ou en anglais) et reçoit un numéro de dossier unique. Le prestataire de services externe traduit le message (s'il n'est pas en anglais) et envoie la traduction et une copie du message web à l'Agent Local de l'Intégrité.
- Grâce au numéro de dossier unique, l'Agent Local de l'Intégrité peut laisser un message de réponse au rapporteur pour confirmer la réception du signalement et, si nécessaire, poser des questions de vérification ou formuler une conclusion. Après le signalement initial, l’Agent Local de l'Intégrité vous enverra une accusé de réception dans un délai maximum de sept jours à compter de la réception du message.
- La personne à l'origine du signalement peut se connecter à nouveau avec le numéro de dossier et verra alors la réponse de l'Agent Local de l'Intégrité. Le rapporteur peut choisir de répondre aux questions immédiatement ou ultérieurement.
Vous trouverez ci-dessous les coordonnées de chaque pays.
coordonnées Agent Local de l’Intégrité:
- e-mail: integrityofficer.be@randstaddigital.com
- adresse: Kolonel Begaultlaan 1A/31, 3012 Louvain, Belgique
coordonnées Agent Central de l’Intégrité:
- e-mail: complianceofficer@randstad.com
- adresse: P.O. Box 12600, 1100 AP Amsterdam-Zuidoost, Pays-Bas
ligne d’Intégrité Local:
- téléphone: 0800/71365
- site web: www.speakupfeedback.eu/web/integrityatrandstaddigital/be
- code d’accès: 30753
- options de langue: néerlandais, français ou anglais
ligne d’Intégrité Central:
- Site web: www.speakupfeedback.eu/web/integrityatrandstad/nl
- Code d’accès: 55984
- Options de langue: néerlandais, français ou anglais (mais veuillez prévoir un délai supplémentaire pour la traduction de votre message)
signalement externe
le SPF Finances, le SPF Mobilité et Transports, l'ONSS, la Banque nationale de Belgique, l’ONEM, etc.
Point de contact général (Médiateur Fédéral):
- adresse: Rue de Louvain 48/6, 1000 Bruxelles
- site web: https://www.federaalombudsman.be/fr
- téléphone: 0800 99 961 (disponible du lundi au vendredi entre 09h00 et 12h30 et entre 13h30 et 17h00)
- e-mail: contact@federaalombudsman.be
Vous pouvez choisir l'une des options ci-dessus pour joindre le Médiateur Fédéral. Vous pouvez également choisir de prendre un rendez-vous physique dans leurs bureaux.
annexe 2 – violations du droit de l'union
Les éléments suivants sont considérés comme des violations du droit de l'Union:
a) Violations du droit de l'Union dans les domaines suivants:
- marchés publics;
- services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme;
- sécurité et conformité des produits;
- sécurité des transports;
- protection de l’environnement;
- radioprotection et sûreté nucléaire;
- sécurité des aliments destinés à l’alimentation humaine et animale, santé et bien-être des animaux;
- santé publique;
- protection des consommateurs;
- protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et sécurité des réseaux et des systèmes d’information;
b) Les violations portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union visés à l’article 325 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne et précisés dans les mesures pertinentes de l’Union;
c) Les violations relatives au marché intérieur visé à l’article 26, paragraphe 2, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, y compris les violations des règles de l’Union en matière de concurrence et d’aides d’État, ainsi que les violations relatives au marché intérieur en ce qui concerne les actes qui violent les règles applicables en matière d’impôt sur les sociétés ou les dispositifs destinés à obtenir un avantage fiscal qui va à l’encontre de l’objet ou de la finalité de la législation applicable en matière d’impôt sur les sociétés.