contract lifecycle management : un cauchemar pour les entreprises.

Les accords entre parties existent depuis la nuit des temps. Chez les uns, les accords étaient scellés par une poignée de main - avec ou sans intermédiaire - et chez les autres, on prenait un verre ensemble, par exemple. Au fil du temps, les accords sont devenus de plus en plus complexes et il est apparu nécessaire de les mettre sur papier. Les Grecs et les Romains le faisaient déjà, et c'est encore une pratique courante aujourd'hui. 

Ce à quoi les Grecs et les Romains n'avaient pas à penser ? La transformation numérique et le travail hybride. La quantité de contrats que les entreprises doivent gérer, à la fois au niveau national et international, avec de nombreuses personnes travaillant ensemble en interne et en externe depuis différents endroits... C'est un défi de faire fonctionner tout cela efficacement. C'est pourquoi le contract lifecycle management est un atout parfait à intégrer dans votre projet de transformation numérique.

Il n’y a pas de processus clair et les bons outils ne sont pas disponibles ? Cela conduit rapidement à une certaine irritation, par exemple au sujet du contenu du contrat et de ce qui a réellement été convenu. Des frustrations surgissent certainement aussi lorsque vous vous demandez où se trouve le contrat, s'il a été signé, et peut-être même parfois s'il existe un contrat. De plus, les accords sont fréquemment mis sous pression ("Ce n'est pas ce que nous avions convenu, n'est-ce pas ?"). Toutes ces difficultés se retrouvent dans toutes les étapes de ce que l'on appelle le contract lifecycle.

En bref, le contract lifecycle management est un cauchemar pour de nombreuses entreprises aujourd'hui. Pourtant, il existe de nombreuses possibilités de créer une valeur ajoutée, tant pour l'entreprise elle-même que pour la collaboration avec d'autres. 

contract lifecycle management : où est-ce que ça coince ?

Votre entreprise utilise-t-elle encore des solutions papier ou semi-numériques pour mener vos négociations contractuelles ? Vous n'êtes certainement pas seul. 

L'ensemble du processus de négociation d'un contrat commence presque toujours lorsqu'il y a un accord verbal sur le produit, sur sa valeur et sur le délai dans lequel il sera livré par la partie A à la partie B. 

La première étape : formuler la proposition de collaboration et son échange entre les parties. Et souvent, à partir de là, de nombreuses frustrations apparaissent.

redlining.

Si vous n'utilisez que des contrats papier, vous le reconnaîtrez sans doute : les ajustements se font avec un stylo. Ces modifications sont ensuite traitées et ratifiées par toutes les parties. Cela s'appelle également le redlining. 

Le danger ? Les changements sont mal notés, mal compris, mal acceptés, etc. Cela conduit à des remaniements incessants, à des pertes de temps et à des frustrations, certainement lorsque d'autres départements sont aussi concernés, comme les départements juridiques ou financiers.

Il existe des solutions pour cela, et de nombreuses entreprises les utilisent déjà aujourd'hui. Nous parlons ici d'applications de traitement de documents telles que Word ou Google Docs, qui permettent de suivre les modifications et de partager facilement des documents avec d'autres personnes. Où est-ce que ça coince encore ? Dans le contrôle des versions.

manque de clarté concernant la coopération.

La collaboration dans le cadre d’un contrat est une question délicate lors des premières étapes du cycle de vie du contrat. Cela est dû au fait que les premiers accords sont généralement conclus entre le département des ventes de la partie A et le département des achats/clients de la partie B.

Lorsque, à l'étape suivante, le contrat est élaboré plus en détail, d'autres départements des deux parties sont impliqués, tels que les départements juridiques ou financiers. Cela entraîne parfois des retards dans le processus ou une confusion s'installe quant au contenu. Le résultat ? Soit le cycle s'éternise et personne ne sait où en est le contrat, soit aucun contrat n'est conclu en raison de malentendus et d'incompréhension. 

un processus d'approbation complexe.

Ouf, nous avons la version définitive du contrat ! Dans de nombreuses entreprises, c'est à ce moment-là que le processus d'approbation démarre - surtout si le contrat contient des accords dérogatoires spécifiques. Et là encore, le scénario se répète : on peut perdre beaucoup de temps. Les parties peuvent entrer à nouveau dans la phase de négociation. Les frustrations ne sont pas une exception, et il est même possible qu'ici aussi la coopération soit rompue et qu'aucun contrat ne soit signé.

signature manuelle.

Le contrat a-t-il passé le processus d'approbation complet ? Maintenant, il doit être signé. Nous n'avons pas besoin de vous dire que la signature d'un contrat peut prendre beaucoup de temps. De plus, il faut souvent rechercher le document original, ce qui peut même conduire à ce que le contrat ne reçoive pas de double signature. Non, du point de vue juridique, ces contrats ne sont pas valables.

Aujourd'hui, l'utilisation des signatures numériques ne fait que croître. Cependant, de nombreuses entreprises ne sont pas conscientes des différents types de signatures numériques qui existent, ni de leur valeur juridique. Par ailleurs, légalement, tous les types de contrats ne peuvent pas encore être signés numériquement. Pour certains contrats, un email est déjà suffisant pour convenir d'un contrat, pour d'autres, principalement en matière de recrutement, une signature qualifiée est nécessaire, par laquelle la personne concernée prouve qu'elle a effectivement signé.

l’archivage des documents.

Le contrat est signé ? Super ! Maintenant, il faut encore l’archiver - et cela s’avère être la plus grande base du chaos. Où est le contrat ? Où est le contrat original ? Y a-t-il effectivement un contrat ? Beaucoup de questions et de recherches, et dans le pire des cas, vous devez demander une copie à l'autre partie... Dans les situations de conflit, cela ne se fait certainement pas, et dans d'autres cas, cela remet en question la qualité de votre organisation.

Pour couronner le tout, le stockage des archives papier est souvent associé à des problèmes classiques concernant, par exemple, l'humidité et la vermine, mais aussi l'organisation. Le stockage numérique est la voie à suivre - ou du moins à condition que tout soit organisé et contrôlé de manière centralisée.

divergence entre les accords et les données utilisées.

Saviez-vous que, dans de nombreux cas, les accords figurant dans le contrat ne correspondent pas aux données utilisées dans le traitement de la transaction ? Par exemple, les différences de prix et de qualité et les écarts en termes de délai de paiement sont plutôt la norme que l'exception. Comme il n'y a presque aucun contrôle à ce sujet dans la pratique, cela peut entraîner des discussions financières, juridiques ou autres.

aucun suivi de la durée du contrat.

Aucun problème rencontré lors des étapes précédentes ? Voici votre dernier obstacle potentiel : le renouvellement du contrat à son échéance. 

Peu d'entreprises disposent d'un bon système de suivi de la durée des contrats (non, la mémoire de vos collègues ne compte pas). Résultat : des problèmes apparaissent avec des contrats ou des accords de prix expirés, avec, bien sûr, toutes les conséquences négatives possibles.

Dans ce cas, l'introduction d'une proactivité approfondie et la mise en place d'un système d'alarme jouent un rôle particulièrement important. 

Nous devons donc conclure que l'ensemble du processus de cycle de vie des contrats dans la plupart des entreprises ne fonctionne toujours pas de manière fluide aujourd'hui, en 2021, comme on pourrait s'y attendre.

la solution : un contract lifecycle approprié.

Les situations ci-dessus vous semblent-elles familières ? Il existe de nombreuses entreprises pour lesquelles le contract lifecycle management ne se déroule pas sans heurts. Pourtant, il existe une solution à toutes ces frustrations et à tous ces problèmes ! La mise en place d'un contract lifecycle approprié, associé à un bon contract lifecycle management, est un gage de soulagement.

le contract lifecycle : c’est quoi ?

Le contract lifecycle représente le cycle de vie du contrat :

• l'initiation, en commençant par un préaccord sur le produit, le prix et la durée
• la négociation
• l'approbation par les différents départements et organismes
• la signature
• le stockage ou l'archivage

Ce qui est généralement fourni ici aussi : un bon reporting à travers les phases, lié à d'autres processus comme, par exemple, le processus de commande et de facturation.

le contract lifecycle management : c’est quoi ?

Le contract lifecycle management représente l'organisation que vous devez mettre en place pour l'exécution, le suivi et la sauvegarde de chaque partie du cycle de vie d'un contrat. 

Il s'agit également de trouver la bonne solution numérique pour soutenir certaines étapes - ou l'ensemble du cycle. Vous pensez peut-être à la possibilité de signatures numériques, mais vous pouvez également intégrer l'ensemble du cycle de vie du contrat dans une solution numérique !

les avantages du contract lifecycle management.

Une approche à 360°, axée sur tous les types de documents (non seulement les contrats, mais aussi d'autres documents juridiques) et fondée sur vos besoins et processus actuels et futurs : cela présente évidemment de nombreux avantages. Nous énumérons les plus importants.

la transparence.

Toute personne qui a besoin d'accéder au système aura effectivement accès. L'approche simplifiée garantit que chaque partie peut consulter les dernières informations à tout moment. Entre autres, on sait rapidement qui est responsable d'un contrat et quel est son statut.

une expérience positive pour le client.

Une administration correcte, une clarté constante sur ce qui a été convenu - et qui sera certainement honorée - et une attitude proactive grâce à des informations appropriées : un bon contract lifecycle management permet une bonne communication, une image fiable et une expérience positive pour le client.

moins de risques.

Les réglementations sont non seulement complexes, mais aussi susceptibles d'être modifiées. Le non-respect des contrats peut entraîner des amendes, voire des poursuites judiciaires. Une gestion numérique du contract lifecycle permet de suivre des éléments tels que les renouvellements de contrat, les extensions de licence, la garantie des certificats d'assurance, etc.

des informations commerciales exploitables.

La gestion numérique de l'ensemble du contract lifecycle vous fournit de nombreuses données. Par exemple, vous pouvez savoir quelle(s) étape(s) du processus prend trop de temps, ou quelles clauses d'un contrat sont presque toujours modifiées par chaque partie. Vous découvrez les risques et les opportunités et vous pouvez procéder à des ajustements opportuns.

l’étape suivante ?

Grâce à un contract lifecycle management optimal, toutes vos frustrations appartiennent au passé. Ou du moins, à condition de l'aborder correctement ! Car non, il ne suffit pas d’implémenter rapidement un outil. Vous devez impliquer les bonnes parties prenantes, cartographier votre processus actuel, savoir exactement ce que vous attendez d'une solution, etc.