contract lifecycle management: nachtmerrie voor bedrijven.

Akkoorden tussen partijen bestaan al sinds het ontstaan van de mensheid. De ene bevolkingsgroep bezegelde de afspraken met een handdruk - al dan niet met iets ertussen - en de andere groep nuttigde bijvoorbeeld samen iets. Over de tijden heen werden akkoorden alsmaar complexer en ontstond de nood om afspraken op papier vast te leggen. De Grieken en de Romeinen deden dat al, en ook vandaag is dat gebruik nog steeds een vaste waarde. 

Waar de Grieken en Romeinen nog geen rekening mee moesten houden? Digitale transformatie en hybride werken. De hoeveelheid contracten die je als bedrijf te beheren hebt, zowel nationaal als internationaal, waarbij er intern en extern met verschillende mensen samengewerkt wordt vanop verschillende locaties… Het is een uitdaging om dat efficiënt te laten verlopen. En daarom is contract lifecycle management een perfecte kandidaat om op te nemen in je digitale transformatietraject.

Is er geen duidelijk proces en zijn de juiste tools niet voorhanden? Dan wekt dat al snel ergernis op, bijvoorbeeld over de inhoud van het contract en wat er nu concreet is afgesproken. Frustratie ontstaat zeker en vast ook als je jezelf moet beginnen afvragen waar het contract nu weer is, of het getekend is, en misschien soms zelf of er überhaupt wel een contract is. Afspraken komen bovendien meer dan eens onder druk te staan (“dit hadden we toch niet afgesproken?”). Al die ergernis duikt op in alle stappen van de zogenaamde contract lifecycle. 

Kortom: contract lifecycle management is voor veel bedrijven vandaag een nachtmerrie. Toch zijn er heel wat mogelijkheden om een toegevoegde waarde te creëren, zowel voor het bedrijf zelf als in de samenwerking met anderen. 

contract lifecycle management: waar loopt het mis?

Maakt jouw bedrijf vandaag nog steeds gebruik van papieren of semi-digitale oplossingen om je contractbesprekingen te voeren? Je bent zeker niet alleen. 

Heel het proces van contractonderhandelingen start bijna steeds op het ogenblik dat er een mondeling akkoord is over het goed, over de waarde en over de periode waarin het goed geleverd zal worden door partij A aan partij B. 

De eerste stap: de formulering van het samenwerkingsvoorstel, en de uitwisseling ervan tussen de partijen. En vaak komen vanaf dan heel wat ergernissen naar boven.

redlining.

Gebruik je enkel papieren contracten, dan herken je het vast wel: aanpassingen doorvoeren gebeurt met de pen. Vervolgens worden die aanpassingen verwerkt, en door alle partijen bekrachtigd. Dat wordt ook wel redlining genoemd. 

Het gevaar? Veranderingen worden fout genoteerd, fout begrepen, niet correct geaccepteerd enzovoort. Dat leidt tot eindeloos herwerken, tijdverlies en frustratie - zeker wanneer ook nog andere departementen betrokken zijn, zoals legal of finance.

Daar bestaan oplossingen voor, en veel bedrijven gebruiken die vandaag al. We hebben het dan over document applicaties zoals Word of Google Docs waarin het mogelijk is om veranderingen bij te houden, en documenten eenvoudig met anderen te delen. Waar het schoentje nog wringt? Bij de versiecontrole. 

onduidelijkheid rond samenwerking.

Samenwerken in een contract is een heikel punt binnen de eerste stappen van de contract levenscyclus. Dat komt doordat de eerste afspraken meestal gemaakt worden tussen de salesafdeling van partij A en het aankoop/klant departement van partij B. 

Wanneer dan in een volgende stap het contract verder wordt uitgewerkt, worden vanuit beide partijen nog eens extra afdelingen betrokken, zoals legal of finance. Daardoor loopt het proces al eens vertraging op, of ontstaat er verwarring over de inhoud. Het resultaat? Ofwel duurt de cyclus eindeloos en weet niemand nog de status van het contract, ofwel komt er zelfs geen contract door misverstanden en onbegrip. 

een log goedkeuringsproces.

Oef, de finale versie van het contract is er! In veel bedrijven start dan het goedkeuringsproces - zeker als er specifiek afwijkende afspraken in opgenomen zijn. En ook hier weer hetzelfde verhaal: er kan best veel tijd verloren gaan. Partijen gaan mogelijk opnieuw de onderhandelingsfase in. Frustraties zijn geen uitzondering, en het is zelfs mogelijk dat ook hier de samenwerking afspringt en er geen contract komt. 

manuele ondertekening.

Is het contract door het volledige goedkeuringsproces geraakt? Dan moet het ondertekend worden. Dat een handtekening zetten lang op zich kan laten wachten, hoeven we je niet te vertellen. Daarnaast moet er ook vaak op zoek gegaan worden naar het origineel document, waardoor het zelfs kan dat het contract uiteindelijk geen dubbele handtekening krijgt. Nee, legaal stellen zulke contracten inderdaad niet veel voor. 

Vandaag de dag neemt het gebruik van digitale handtekeningen alleen maar toe. Maar veel bedrijven hebben geen kennis van de verschillende types van digitale handtekeningen die er bestaan, én van de legale waarde ervan. Bovendien mag wettelijk gezien nog niet elk type contract digitaal getekend worden. Voor sommige contracten is een e-mail reeds voldoende om akkoord te zijn met een contract, bij andere, meestal in relatie met aanwerving, is een gekwalificeerde handtekening noodzakelijk waarbij de betrokkene aantoont dat hij werkelijk getekend heeft. 

papieren archivering.

Het contract is getekend? Goed zo! Dan moet het nu nog opgeslagen worden - dé basis van chaos, zo blijkt. Waar is het contract? Waar is het originéél contract? Is er eigenlijk wel een contract? Veel vragen en zoekwerk, waarbij je in het slechtste geval een kopie moet vragen aan de tegenpartij… In conflictsituaties werkt dat zeker niet, en in andere gevallen trekt het de kwaliteit van je werking in vraag. 

Daar komt nog bij dat opslag in papieren archieven vaak gepaard gaat met klassieke problemen naar bijvoorbeeld vocht en ongedierte toe, maar ook naar organisatie. Digitale opslag is the way to go - of toch op voorwaarde dat alles centraal georganiseerd en gecontroleerd wordt. 

discrepantie tussen afspraken en gebruikte gegevens.

Wist je dat in veel gevallen de afspraken in het contract niet overeenkomen met de gegevens die gebruikt worden bij de afhandeling van de transactie? Zo zijn onder andere verschillen in prijs en kwaliteit en afwijkingen op vlak van de betalingstermijn eerder regel dan uitzondering. Omdat er daar in de praktijk amper controle op gebeurt, kan dit leiden tot financiële, legale of andere discussies. 

geen opvolging van de looptijd van het contract.

Bij de vorige stappen geen problemen ondervonden? Dan wacht hier je laatste mogelijke valkuil: de verlenging van het contract wanneer de validiteit verstreken is. 

Weinig bedrijven beschikken over een goed opvolgsysteem voor de looptijd van de contracten (nee, het geheugen van je collega’s telt niet). Het gevolg: er duiken problemen op met vervallen contracten of vervallen prijsafspraken, met natuurlijk alle mogelijke negatieve gevolgen van dien.

In dit geval speelt vooral het invoeren van een doorgedreven proactiviteit en het opzetten van een alarmsysteem een belangrijke rol. 

We moeten dan ook concluderen dat het volledige contract lifecycle process bij de meeste bedrijven vandaag, in 2021, nog steeds niet vlotjes loopt, terwijl je dat wel zou mogen verwachten.

de oplossing: een juiste contract lifecycle.

Klinken de bovenstaande situaties bekend? Er zijn heel wat bedrijven bij wie het contract lifecycle management niet vlot verloopt. Nochtans bestaat er een oplossing voor al die frustraties en problemen! Het opzetten van een correcte contract lifecycle, gekoppeld aan een gedegen contract lifecycle management, biedt gegarandeerd soelaas.

wat is de contract lifecycle?

De contract lifecycle staat voor de levenscyclus van het contract:

• de initiatie, met als startpunt een pre-akkoord over het product, de prijs en de tijd
• de onderhandeling
• de goedkeuring door verschillende departementen en instanties
• de ondertekening
• de opslag of archivering

Wat hier typisch ook bij wordt voorzien: een goede rapportage over de fases heen, gelinkt aan andere processen zoals bijvoorbeeld het bestel- en facturatieproces.

wat is contract lifecycle management?

Contract lifecycle management staat voor de organisatie die je moet voorzien om elk onderdeel uit de contract lifecycle uit te voeren, op te volgen en te waarborgen. 

Daar hoort ook de juiste digitale oplossing bij om bepaalde stappen - of de volledige cyclus - te ondersteunen. Je denkt daarbij misschien al aan de mogelijkheid tot het zetten van een digitale handtekening, maar je kan dus ook de volledige contract lifecycle in een digitale oplossing embedden!

de voordelen van contract lifecycle management.

Een 360° approach, met een focus op allerlei types documenten (niet enkel contracten, maar ook andere legale documenten) en gebaseerd op jouw huidige en toekomstige noden en processen: dat brengt vanzelfsprekend heel wat voordelen met zich mee. We zetten de belangrijkste op een rij.

transparantie over de hele lijn.

Iedereen die toegang moet hebben tot het systeem, zal ook effectief toegang hebben. De gestroomlijnde aanpak zorgt ervoor dat elke partij te allen tijde de meest recente informatie kan raadplegen. Het is onder andere snel duidelijk wie verantwoordelijk is voor een contract en wat de status ervan is. 

een positieve klantervaring.

Een vlotte administratie, steeds duidelijkheid over de afspraken - die dan ook zeker nagekomen worden - en een proactieve houding dankzij de juiste inzichten: een vlot contract lifecycle management leidt tot goede communicatie, een betrouwbaar imago en een positieve klantervaring.

minder risico.

Regelgeving is niet alleen complex, maar ook onderhevig aan veranderingen. Worden contracten niet nageleefd, dan kan dat leiden tot boetes of zelfs rechtszaken. Een digitaal contract lifecycle management houdt zaken bij zoals contractvernieuwingen, het verlengen van licenties, zorgen voor verzekeringscertificaten enzovoort.

bruikbare zakelijke inzichten.

Het digitaal beheren van de volledige contractcyclus levert je heel wat data op. Denk maar aan inzicht in welke stap(pen) in het proces te lang duren, of welke clausules van een contract haast door elke partij aangepast worden. Je ontdekt risico’s en kansen en je kan op tijd bijsturen.

de volgende stap?

Een optimaal contract lifecycle management zorgt ervoor dat al je frustraties verleden tijd zijn. Of toch op voorwaarde dat je het juist aanpakt! Want nee, gewoon even snel een tool implementeren, volstaat niet. Je moet de juiste stakeholders betrekken, je huidige proces in kaart brengen, weten wat je precies verwacht van een oplossing enzovoort.