L'automatisation, la RPA, l'AI ... sont de véritables hot topics. Pourtant, les entreprises se posent souvent beaucoup de questions à ce sujet. Qu’est-ce que l'automatisation ? N'est-ce pas hors de prix ? Comment puis-je m'assurer que c'est vraiment une plus-value pour mon entreprise ? Et si j'y investis, comment choisir le bon partenaire ?
Nous avons posé ces questions à Wim, notre collègue et expert en RPA et il se fait un plaisir d'y répondre!
Qu’est-ce que l’automatisation ?
Wim : "Dans l'automatisation, un système exécute certaines tâches qui, normalement, seraient effectuées manuellement par une personne. Il s'agit alors généralement de tâches ennuyeuses et répétitives, qui sont également sujettes à des erreurs."
"Une sous-catégorie de l'automatisation très en vogue en ce moment est la RPA (Robotic Process Automation)", explique Wim. "Lorsque vous mettez en œuvre la RPA, vous apprenez à votre logiciel à exécuter le processus exactement comme le ferait une personne. Les bots RPA peuvent imiter pratiquement toutes les actions des utilisateurs humains. Ils se connectent à des applications, déplacent des fichiers et des dossiers, copient et collent des données, remplissent des formulaires ... La seule différence entre les robots RPA et les humains est que les robots peuvent exécuter le processus beaucoup plus rapidement et sans erreur. Et les robots ne se plaignent jamais des tâches ennuyeuses... ;-)".
Quels processus d’entreprise se prêtent le mieux à l’automatisation ?
Wim explique : "La prévisibilité est très importante. Un processus qui est ouvert à l'interprétation ou à la créativité, et dans lequel une personne doit encore prendre certaines décisions, est difficile à automatiser. L'IA (intelligence artificielle) peut résoudre ce problème à terme, mais nous n'en sommes pas encore là."
"En outre, la RPA fonctionne mieux avec les processus répétitifs. Avez-vous un processus d'entreprise dans lequel une personne passe des heures à saisir des chiffres dans un fichier Excel, pour ensuite les additionner et les transférer dans une autre feuille ? Bingo, vous pouvez automatiser ce processus ! Rendez ce collègue heureux, investissez dans un logiciel RPA et donnez-lui la possibilité de laisser tomber ce travail ennuyeux."
"En plus, la saisie manuelle des chiffres est un processus très sujet aux erreurs. Il suffit d'un seul chiffre erroné pour que toute la feuille devienne inutile. Ce problème est éliminé grâce à la RPA : les robots ne font jamais d'erreurs, quelle que soit la durée de leur travail."
Wim poursuit : "Bien sûr, cela ne signifie pas que d'autres processus ne peuvent pas être automatisés. Mais lorsque vous commencez à automatiser, il est préférable de s'intéresser d'abord aux low hanging fruit. C’est-à-dire : les processus les plus faciles à automatiser et qui ont généralement aussi le meilleur ROI."
Un investissement dans l’automatisation, est-il utile pour toute entreprise ?
"Oui", répond Wim sans hésiter. "Toute entreprise peut bénéficier de l'automatisation de certains processus, et toute entreprise peut mettre en œuvre la RPA. On pense souvent, à tort, que l'automatisation coûte cher, mais ce n'est pas forcément le cas. Vous investissez autant que vous le souhaitez. La RPA compte également beaucoup de logiciels d'entrée de gamme, par exemple."
"Si vous voulez calculer le coût de votre investissement, vous devez tenir compte de l'ensemble des frais suivant", dit Wim :
- Le coût du logiciel
- Le droit de licence
- Les heures de travail
- Le coût d'entretien
Le coût du logiciel.
"Il existe un grand nombre de logiciels différents sur le marché pour mettre en œuvre la RPA, et vous devrez déterminer lequel fonctionne le mieux pour vous", déclare Wim. "Quelques exemples sont : Blue Prism, Automation Anywhere et UiPath. Veillez à faire suffisamment de recherches pour connaître les avantages et les inconvénients de chaque logiciel."
Le droit de licence.
Wim : "Vous devrez également payer une licence pour le logiciel que vous achetez. Ce coût dépend entièrement du type de licence que vous choisissez. Il y a plusieurs vendeurs sur le marché et ils ont tous des stratégies différentes."
“Parfois, ce coût est calculé en fonction du nombre d'heures que vous utilisez le logiciel et du nombre de bots que vous exécutez simultanément”, Wim continue. “Vous créez une seule automatisation et ne l'exécutez jamais ? Alors votre licence sera gratuite. Mais il existe aussi des fournisseurs qui facturent des droits de licence par robot et ne tiennent pas compte du nombre d'heures d'utilisation. Ainsi, si vous faites fonctionner plusieurs robots, vous payez plus que si vous n'utilisez qu'un seul robot."
Les heures de travail.
"Un autre facteur à prendre en compte est le nombre d'heures de travail que vous consacrez à votre automatisation. Cela dépend de la personne que vous désignez pour développer et maintenir l’automatisation."
"Grâce aux différents logiciels disponibles sur le marché, tout le monde peut automatiser des processus", explique Wim. "La seule chose dont vous avez besoin est une forte capacité d'analyse et beaucoup d'enthousiasme pour apprendre. Il n'est certainement pas nécessaire d'être un informaticien chevronné pour se lancer dans l'automatisation. Ce dont vous avez besoin, c'est d'un bon partenaire pour vous apprendre à utiliser et à entretenir le logiciel."
"De nombreuses entreprises pensent qu'il leur suffit de consacrer du temps à l'installation du logiciel et à la mise au point des automatisations, mais c'est une erreur dangereuse. Le logiciel nécessite également de la maintenance. C'est comme faire du vélo : si vous ne lubrifiez jamais la chaîne après du vélo, vous aurez du mal à avancer au bout d'un certain temps. Veillez donc à désigner également une personne chargée de la maintenance de votre logiciel."
Les coûts d’entretien.
"C'est un coût caché", dit Wim. "Si un processus change après que vous ayez mis en place l'automatisation, celle-ci doit être ajustée à nouveau. Vous bénéficiez donc de l'automatisation d'un processus stable dès le départ !"
Que vous apportera cet investissement au bout du compte ? Wim : "Après avoir investi dans l'automatisation, vous devrez utiliser moins d'heures humaines pour certaines tâches. L’automatisation vous apportera donc beaucoup d'avantages."
"Un bot peut effectuer des tâches à tout moment de la journée et même la nuit. Les robots n'ont jamais besoin d'une pause ou de vacances et ne se plaignent pas lorsqu'ils doivent effectuer des tâches ennuyeuses. De plus, la satisfaction de votre personnel augmentera, car personne n'aura plus à effectuer des tâches répétitives. Et un dernier avantage : votre robot RPA ne laissera jamais la cuisine du bureau sale après l'avoir utilisée... ;-)"
Comment l’automatisation peut-elle optimiser votre département ?
Wim : "La RPA prend de plus en plus d'importance dans les départements de finance. Ce n'est pas surprenant, car dans ces départements, il y a beaucoup de processus répétitifs et prévisibles, qui sont également sujets à des erreurs (bien sûr, vous ne voulez pas taper un zéro de trop ou trop peu quelque part...)."
"De plus, les processus financiers sont abstraits et facilement prévisibles. C'est correct ou erroné, noir ou blanc, mais jamais gris."
"En investissant dans la RPA, vous pouvez automatiser vos timesheets, par exemple. Un robot remplit vos plages horaires et fait migrer vos données d'un programme à l'autre. Votre équipe obtient alors plus de liberté pour accomplir d'autres tâches et se développer davantage."
"Mais la RPA peut également optimiser votre département des ventes", poursuit Wim. "Les équipes de vente doivent souvent remplir leurs opportunités dans différents systèmes. Il s'agit en fait d'un travail de copier-coller, où l'on se trompe rapidement. Grâce à l'automatisation, les erreurs ne se reproduisent plus et votre équipe commerciale peut consacrer plus de temps à trouver et à saisir des opportunités !"
La conclusion que nous en tirons : l'automatisation peut optimiser n'importe quel département de votre entreprise, pour autant qu'il s'agit de processus répétitifs, prévisibles et sujets à l'erreur !