Automatisatie, RPA, AI, het zijn allemaal hot topics tegenwoordig. Toch zitten bedrijven vaak nog met heel wat vragen rond deze onderwerpen. Wat houdt automatisatie nu eigenlijk in? Is dat niet heel erg duur? Hoe kan ik me ervan verzekeren dat het ook echt iets voor mijn bedrijf is? En als ik erin investeer, hoe kies ik dan de juiste partner?
We stelden deze vragen aan collega en RPA-expert Wim. Hij geeft je er graag een antwoord op!
Wat is automatisatie?
Wim: “Bij automatisatie voert een systeem bepaalde taken uit die anders manueel door een mens zouden worden gedaan. Dat zijn dan typisch saaie en repetitieve taken, die ook nog eens foutgevoelig zijn.”
“Een subcategorie van automatisatie die nu heel hot is, is RPA (Robotic Process Automation)”, vertelt Wim. “Wanneer je RPA implementeert, leer je je software om het proces exact zo uit te voeren als een mens dat zou doen. RPA-bots kunnen zo goed als alle menselijke gebruikersacties nabootsen. Ze loggen in op applicaties, verplaatsen bestanden en mappen, kopiëren en plakken gegevens, vullen formulieren in … Het enige onderscheid tussen de RPA-bots en de mens, is dat de bots het proces een pak sneller en foutloos kunnen uitvoeren. En bots klagen nooit over saaie taakjes… ;-)”
Welke bedrijfsprocessen lenen zich het best tot automatisatie?
Wim legt uit: “Voorspelbaarheid is erg belangrijk. Een proces dat voor interpretatie vatbaar of creatief is, en waarbij een mens nog bepaalde beslissingen moet nemen, is moeilijk om te automatiseren. AI (artificiële intelligentie) kan dat probleem op termijn wel oplossen, maar zo ver zijn we nog niet.”
“Verder werkt RPA het beste bij repetitieve processen. Heb je een bedrijfsproces waarbij een persoon uren cijfertjes in een Excel file zit in te vullen, om ze dan op te tellen en naar een andere sheet over te zetten? Bingo, dat kan je automatiseren! Maak die ene collega gelukkig, investeer in RPA-software en geef hem de kans om dat saaie werkje te laten vallen.”
“Manueel cijfers ingeven is bovendien een erg foutgevoelig proces. Je hoeft maar 1 cijfer verkeerd in te vullen en je hele sheet wordt nutteloos. Dat probleem valt weg dankzij RPA: bots maken namelijk nooit fouten, hoe lang ze ook moeten werken.”
Wim gaat verder: “Dat wil natuurlijk niet zeggen dat andere processen niet geautomatiseerd kunnen worden. Maar wanneer je start met automatisatie kijk je best eerst naar het low hanging fruit: die processen die het gemakkelijkst te automatiseren zijn en over het algemeen ook de hoogste ROI hebben.”
Is het voor elk bedrijf nuttig om te investeren in automatisatie?
“Ja”, antwoordt Wim volmondig. “Ieder bedrijf kan er baat bij hebben om bepaalde processen te automatiseren, en ieder bedrijf kan RPA implementeren. Er heerst een grote misconceptie dat automatisatie duur is, maar dat hoeft niet per se zo te zijn. Je investeert net zo veel als je zelf wilt. RPA heeft bijvoorbeeld ook heel wat instapsoftware.”
“Als je de kosten van je investering wilt berekenen, moet je rekening houden met het volgende kostenplaatje”, aldus Wim:
- De kost van de software
- De licentiekosten
- De uren die je er zelf in steekt
- De onderhoudskosten
De kost van de software.
“Er zijn heel wat verschillende softwareprogramma’s op de markt om RPA te implementeren, en je zal moeten uitzoeken welke het beste voor jou werkt”, vertelt Wim. “Enkele voorbeelden zijn: Blue Prism, Automation Anywhere en UiPath. Doe zeker genoeg opzoekwerk, zodat je weet wat de voor- en nadelen van ieder softwarepakket zijn.”
De licentiekosten.
Wim: “Je zal typisch ook een licentiekost moeten betalen op de software die je aanschaft. Deze kost is volledig afhankelijk van het type licentie waar je voor kiest. Er zijn verschillende vendors op de markt en ze hebben allemaal een andere strategie.”
“Soms wordt de licentiekost berekend op het aantal uur dat je met de software bezig bent en hoeveel bots je simultaan aan het werk zet”, gaat Wim verder. “Maak je 1 automatisatie en voer je die daarna nooit uit? Dan zal je licentie gratis zijn. Maar er zijn ook vendors die licentiekosten per bot aanrekenen en niet kijken naar het aantal uren dat je hem gebruikt. Als je meerdere bots laat draaien betaal je dus meer dan wanneer je slechts 1 bot gebruikt.”
De uren die je er zelf in steekt.
“Een andere factor waar je rekening mee moet houden, zijn de manuren die je in je automatisatie steekt. Dat is afhankelijk van de persoon die je aanstelt om de automatisaties uit te werken én te onderhouden.”
“Dankzij de verschillende softwareprogramma’s op de markt kan iedereen processen automatiseren”, vertelt Wim. “Het enige dat je nodig hebt, is een sterk analytisch vermogen en veel goesting om het te leren. Je hoeft zeker geen doorgedreven IT’er te zijn om aan de slag te gaan met automatisatie. Wat je wél nodig hebt, is een goede partner die je leert hoe je de software moet gebruiken en onderhouden.”
“Veel bedrijven denken dat ze enkel tijd moeten uittrekken voor het installeren van de software en het uitwerken van de automatisaties, maar dat is een gevaarlijke fout. De software heeft ook onderhoud nodig. Het is net zoals met een fiets: als je de ketting nooit smeert nadat je erop hebt leren rijden, zal je na een tijdje nog maar héél moeizaam vooruit raken. Zorg er dus voor dat je ook iemand aanstelt om je software te onderhouden.”
De onderhoudskosten.
“Dit is een verborgen kost”, vertelt Wim. “Wanneer een proces nog wijzigt nadat je de automatisatie op poten hebt gezet, moet de automatisatie ook weer aangepast worden. Je hebt er dus baat bij om van in het begin een stabiel proces te automatiseren!”
Wat levert die investering je uiteindelijk op?
Wim: “Na je investering in automatisatie zal je minder menselijke uren moeten inzetten voor bepaalde taken. Dat brengt heel wat voordelen met zich mee.”
“Een bot kan op ieder moment van de dag en zelfs ‘s nachts taken uitvoeren. Bots hebben nooit nood aan pauze of vakantie en zullen niet klagen wanneer ze saaie taakjes moeten uitvoeren. Plus, de tevredenheid van je personeel zal stijgen, want zij hoeven geen repetitieve taken meer uit te voeren. En een laatste voordeel: je RPA-bot zal de keuken op kantoor nooit vuil achterlaten nadat hij ze gebruikt heeft… ;-)”
Hoe kan automatisatie jouw afdeling optimaliseren?
Wim: “RPA neemt meer en meer een plek in in finance-afdelingen. Dat is niet verwonderlijk, want daar zijn heel wat repetitieve en voorspelbare processen te vinden, die ook nog eens foutgevoelig zijn (je wil natuurlijk niet ergens een nulletje te veel of te weinig typen…).”
“Bovendien zijn finance processen abstract en makkelijk voorspelbaar. Het is juist of fout, zwart of wit maar nooit grijs.”
“Door te investeren in RPA, kan je bijvoorbeeld je timesheets automatiseren. Een bot vult je sheets in en migreert je gegevens van het ene programma naar het andere. Je team krijgt vervolgens meer vrijheid om andere taken uit te voeren en zich verder te ontplooien.”
“Maar RPA kan ook je sales-afdeling optimaliseren”, gaat Wim verder. “De salesteams in je bedrijf moeten hun opportuniteiten vaak invullen in verschillende systemen. Dat is dus eigenlijk copy-paste werk, waarbij je al snel een fout maakt. Dankzij automatisatie gebeuren er nooit meer fouten, en kan je salesteam weer extra tijd steken in het vinden en binnenhalen van opportuniteiten!”
De conclusie die we hieruit trekken: automatisatie kan élke afdeling in je bedrijf optimaliseren, zolang je te maken hebt met processen die repetitief, voorspelbaar en foutgevoelig zijn!