Vous avez enfin décidé. Vous êtes certain que la RPA peut apporter une valeur ajoutée en tant que méthode d'automatisation au sein de votre entreprise. L'étape suivante consiste à choisir un bon partenaire. Chaque entreprise a ses propres méthodes et travaille avec son logiciel favori. Vous devrez choisir le partenaire RPA qui vous convient le mieux.
comment choisir un bon partenaire RPA ?
Votre partenaire doit fournir deux choses : des connaissances et des logiciels. Parfois, vous devrez adopter le logiciel avec lequel votre partenaire travaille. D'autres entreprises travailleront avec vous pour trouver la solution idéale. Si vous devez reprendre le logiciel de votre partenaire, assurez-vous que vous pouvez en supporter les coûts et qu'il s'agit d'un logiciel convivial.
Il est également préférable d'examiner l'expérience de votre partenaire. Car votre partenaire en automatisation doit être en mesure de vous former au système, pour que vous ayez la possibilité de tout réaliser par vous-même si vous le souhaitez, y compris la maintenance du logiciel.
Bien sûr, il existe des entreprises qui facturent moins cher l'automatisation de vos processus. Mais attention. Moins cher signifie souvent moins d'expérience et de connaissances. La qualité sera également inférieure.
Nos experts en RPA sont toujours prêts à aider les entreprises à automatiser leurs processus. Nous nous ferons un plaisir de vous expliquer notre méthode de travail.
notre méthodologie RPA.
Dans chaque projet d'automatisation, nos experts distinguent 4 phases :
- discover
- develop
- deploy
- evaluate
Dans chaque phase, nos experts passent en revue un certain nombre d'étapes avec vous. En fonction des processus que vous souhaitez automatiser, certaines étapes prendront plus ou moins de temps.
1. discover.
C'est ici que le véritable travail d’automatisation commence. Au cours de cette phase, nous vous aidons à définir une liste de processus candidats et à créer un Center of excellence (CoE) RPA.
les processus candidats.
La première étape du processus d'automatisation consiste à déterminer vos besoins. Quelles sont les tâches répétitives, ennuyeuses et sujettes aux erreurs ? De quels processus obti
endrez-vous le meilleur ROI en les automatisant ? Mais aussi : quel est le but ultime de l'automatisation ? Vous souhaitez vous familiariser avec l'outil, créer de la sensibilisation, réduire la charge de travail ... ? Avec vous, nous veillons à ce que tout le monde ait le même objectif.
Ensuite, nous commençons à recueillir des idées concrètes, en collaboration avec les employés qui réalisent chaque jour les actions à automatiser. Nous le faisons généralement au cours d'un atelier ou d'une réunion avec toutes les parties prenantes.
La faisabilité de l'automatisation doit également être testée. Pour vous aider, nous établissons pour vous un formulaire de notation. Ce formulaire vous aide à éliminer certains processus qui ne peuvent être automatisés, par exemple parce qu'ils sont trop complexes ou trop coûteux.
Une fois que nous aurons les résultats du formulaire de notation, nous établirons un business case. Cela vous permettra de mieux comprendre les avantages que votre entreprise tirera de l'automatisation. Nous utilisons également un formulaire d’évaluation pour fixer les bonnes priorités.
rpa center of excellence.
Il est alors temps de mettre en place un Center of Excellence (CoE) RPA. Il s'agit d'une équipe RPA qui peut piloter le projet avec l'énergie, les connaissances et les outils appropriés.
Le CoE comprend généralement les rôles énumérés ci-dessous. Ces rôles peuvent être assumés par vos collègues ou par nos experts. En fonction de la taille de l'entreprise, les responsabilités peuvent également être combinées ou vous pouvez laisser tomber certains rôles.
rpa sponsor.
Le RPA sponsor est chargé de positionner la RPA comme une priorité stratégique et de libérer les budgets nécessaires. En outre, le sponsor RPA décide des processus à prioriser et s'assure que tous les objectifs sont atteints.
responsable de l'automatisation.
Le responsable de l'automatisation veille à ce que toute l'organisation soit derrière l'automatisation et s'occupe du suivi et de la collecte des idées qui peuvent conduire à un pipeline bien rempli. La gestion opérationnelle des robots fait également partie de ses responsabilités.
gestionnaire de changement rpa.
Le gestionnaire de changement informe toutes les parties prenantes du projet d'automatisation et des changements à venir. Il communiquera également les résultats obtenus et s'assurera que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
analyste d'affaires rpa.
L'analyste d’affaires est responsable de la cartographie et de l'analyse des processus. Il concevra également le scénario d'automatisation et le présentera à l'entreprise.
rpa solution architect.
Le solution architect détermine les outils techniques avec lesquels vous travaillez pendant votre processus d'automatisation. Cette personne définit les solutions de bout en bout et veille à ce que les directives soient respectées.
développeur rpa.
Le développeur RPA conçoit, développe et teste les solutions. Il travaille en étroite collaboration avec l'analyste d’affaires et le solution architect. Chaque étape est largement documentée.
ingénieur infrastructure rpa.
Cette personne est responsable de l'installation et de la maintenance des infrastructures.
superviseur rpa.
Le superviseur RPA est responsable de la gestion quotidienne des bots. Il gère et contrôle les activités en s'appuyant sur des outils de reporting et de suivi. Son objectif est d'améliorer les performances opérationnelles des bots.
rpa service support.
C'est le premier point de contact pour les questions et l'assistance en matière d'automatisation.
2. develop.
Dans cette phase, nous vous aidons à développer vos robots. Nous utilisons deux approches différentes, en fonction de la situation et de la complexité du processus.
- Approche axée sur l'entreprise : en partant de l'entreprise, le Center of Excellence recherche les processus qui peuvent être automatisés le plus facilement. Le CoE dirige l'ensemble du processus d'automatisation.
- Approche axée sur les employés : avec cette approche, nous donnons aux employés la capacité et les outils nécessaires pour automatiser leurs propres processus - nous partons alors du principe que personne d'autre ne connaît mieux les processus que les personnes qui les exécutent quotidiennement.
Les deux méthodes peuvent être combinées. Nos développeurs peuvent contribuer à votre Center of Excellence, ou même prendre complètement en charge votre CoE.
Si vous choisissez d'automatiser vos processus de manière autonome, nous proposons une formation adaptée à vos employés. Ainsi, ils peuvent utiliser les outils que nous leur fournissons de la manière la plus efficace possible.
3. deploy.
Dans cette phase, nous mettons les robots au travail. Désormais, vous pouvez confier toutes vos tâches ennuyeuses et répétitives à vos nouveaux meilleurs amis : les robots.
Cette phase est divisée en 3 étapes.
manage.
Les automatisations que vous avez mises en place avec notre aide doivent être maintenues et mises à jour régulièrement. Nous vous aidons : nous suivons la mise en œuvre et mesurons les performances.
run.
Les robots réalisent vos automatisations. Chaque entreprise est structurée différemment et les robots doivent être adaptés à la manière unique de travailler de votre entreprise. Doivent-ils travailler en équipe ? Seulement la nuit ? 5 heures d'affilée et ensuite une pause de 2 heures ? C’est à vous de décider.
engage.
Les robots peuvent travailler de manière autonome, mais ils ont parfois besoin d'un humain pour leur montrer la procédure à suivre. Lorsqu'ils rencontrent des exceptions, par exemple. C'est ce qu'on appelle parfois the human in the loop. Vous avez donc besoin de quelqu'un qui exécute la phase ‘engage’.
4. evaluate.
Il est important que vous mesuriez l'impact de la RPA sur votre organisation. Ainsi, vous pourrez faire les bons choix à l'avenir et automatiser les processus qui vous conviennent le mieux et qui vous procureront le meilleur ROI.
Avec vous, nous choisissons les bons outils pour mesurer l'impact de la RPA sur votre organisation.
jan verbieren
solutions business director
Mon équipe de solutions et moi-même pensons que les problèmes opérationnels et les frustrations sont des opportunités fondamentales (FROPS) pour des solutions réalisables et applicables, généralement avec une base numérique et toujours avec une forte orientation client, afin d'avoir un impact rapide sur les opérations commerciales.