Je bent er eindelijk uit. Je bent er zeker van dat RPA een meerwaarde kan bieden als automatisatiemethode binnen je bedrijf. Nu komt de volgende stap: een goede partner kiezen. Ieder bedrijf heeft zo zijn eigen methodes en werkt met zijn favoriete software. Jij zal moeten kiezen voor de RPA-partner die jou het beste ligt.
waar moet je op letten bij het kiezen van een partner?
Je partner moet 2 dingen aanleveren: kennis en software. Soms zal je de software waarmee je partner standaard werkt moeten overnemen. Anderen gaan dan weer met jou op zoek naar de perfect fit. Als je de software van je partner moet overnemen, verzeker je je er best van dat je de kosten kan dragen én dat het een gebruiksvriendelijke software is.
Verder kijk je ook best naar de ervaring van je partner. Je automatisatiepartner moet jou namelijk kunnen opleiden in het systeem, zodat je uiteindelijk de optie hebt om alles zelf te doen als je dat wenst - ook het onderhoud van de software.
Natuurlijk zijn er bedrijven die minder geld vragen voor het automatiseren van je processen. Maar let hiermee op. Goedkoper staat vaak gelijk aan minder ervaring en kennis. De kwaliteit zal dan ook minder goed zijn.
Ook onze RPA-experts staan altijd klaar om bedrijven te helpen bij het automatiseren van hun processen. We lichten onze manier van werken graag voor je toe.
onze RPA-methodologie.
Binnen ieder automatisatieproject onderscheiden onze experten 4 fases:
- discover
- develop
- deploy
- evaluate
In elke fase doorlopen ze samen met jou een aantal stappen. Afhankelijk van de processen die je wilt automatiseren, zullen sommige stappen meer of minder tijd in beslag nemen.
1. discover.
Hier begint het echte RPA-werk. In deze fase helpen we je een lijst met kandidaat processen te definiëren en een RPA Center of Excellence (CoE) op te stellen.
kandidaat processen.
De eerste stap in het automatisatietraject is het bepalen van je noden. Welke taken zijn repetitief, saai en foutgevoelig? Uit welke processen zou je het meeste ROI halen wanneer je ze automatiseert? Maar ook: wat is het uiteindelijke doel van de automatisatie? Wil je kennis maken met de tool, awareness creëren, de werklast verminderen …? Wij zorgen er samen met jou voor dat iedereen hetzelfde doel voor ogen heeft.
Daarna starten we met het verzamelen van concrete ideeën, in samenwerking met de medewerkers die de te automatiseren handelingen dagelijks uitvoeren. Dat doen we meestal tijdens een workshop of een meeting met alle stakeholders.
Ook de haalbaarheid van de automatisatie moet getest worden. Om je hiermee te helpen, stellen we een scoreformulier voor je op. Dat formulier helpt je bepaalde processen te elimineren die niet geautomatiseerd kunnen worden, omdat ze bijvoorbeeld te complex of te duur zijn.
Als de resultaten van het scoreformulier bekend zijn, stellen we een business case op. Zo krijg je een beter inzicht in de voordelen die jouw bedrijf uit automatisatie zal halen. We gebruiken het scoreformulier ook om de juiste prioriteiten te stellen.
rpa center of excellence.
Daarna is het tijd om een RPA Center of Excellence (CoE) samen te stellen. Dat is een RPA-team dat het traject kan aansturen met de juiste energie, kennis en tools.
Het CoE bevat doorgaans de onderstaande rollen. Deze rollen kunnen worden opgenomen door jouw collega’s, of door onze experten. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf kunnen de verantwoordelijkheden ook worden gecombineerd of zullen niet alle rollen nodig zijn.
rpa sponsor.
De RPA sponsor is verantwoordelijk voor het positioneren van RPA als een strategische prioriteit en voor het vrijmaken van de nodige budgetten. Verder beslist de RPA sponsor welke processen voorrang krijgen en ziet hij erop toe dat alle doelstellingen behaald worden.
automation manager.
De automation manager zorgt ervoor dat de volledige organisatie achter automatisatie staat en verzorgt de opvolging en verzameling van ideeën die kunnen leiden tot een goed gevulde pijplijn. Ook het operationele beheer van de bots behoort tot zijn verantwoordelijkheden.
rpa veranderingsmanager.
De veranderingsmanager informeert alle stakeholders over het automatisatieproject en de komende veranderingen. Hij zal ook de behaalde resultaten communiceren en ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zit.
rpa bedrijfsanalist.
De bedrijfsanalist is verantwoordelijk voor het in kaart brengen en analyseren van de processen. Hij zal ook het automatisatiescenario ontwerpen en voorleggen aan de business.
rpa solution architect.
De solution architect bepaalt met welke technische tools je zal werken tijdens je automatisatieproces. Deze persoon definieert de end-to-end oplossingen en ziet erop toe dat de richtlijnen opgevolgd worden.
rpa ontwikkelaar.
De RPA ontwikkelaar ontwerpt, ontwikkelt en test de oplossingen. Hij werkt nauw samen met de bedrijfsanalist en solution architect. Elke stap wordt uitvoerig gedocumenteerd.
rpa infrastructuur ingenieur.
Deze persoon is verantwoordelijk voor het installeren en het onderhouden van de infrastructuur.
rpa supervisor.
De RPA supervisor is verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van de bots. Hij beheert en controleert de activiteiten op basis van rapportage en monitoring tools. Hij heeft als doel om de operationele prestaties van de bots te verbeteren.
rpa service ondersteuning.
Dit is het eerste contactpunt voor vragen en hulp bij de automatisatie.
2. develop.
In deze fase helpen we je je bots te ontwikkelen. Er zijn 2 verschillende manieren van aanpak - afhankelijk van de situatie en de complexiteit van het proces.
- Bedrijfsgedreven aanpak: wanneer we vertrekken vanuit het bedrijf, zoekt het Center of Excellence naar de processen die het best geautomatiseerd kunnen worden. Het CoE leidt het volledige automatisatieproces.
- Werknemersgedreven aanpak: met deze aanpak geven we de werknemers de mogelijkheid en de tools om hun eigen processen te automatiseren - we gaan er dan vanuit dat niemand anders de processen beter kent dan de personen die ze dagelijks uitvoeren.
Beide methodes kunnen gecombineerd worden. Onze developers kunnen meewerken aan jouw Center of Excellence, of kunnen je CoE zelfs volledig van je overnemen.
Als je ervoor kiest om je processen zelfstandig te automatiseren, bieden we de juiste trainingen aan aan je werknemers. Op die manier kunnen ze de tools die wij aanleveren zo efficiënt mogelijk gebruiken.
3. deploy.
In deze fase zetten we de bots aan het werk. Vanaf nu kan je al je saaie, repetitieve taakjes toevertrouwen aan je nieuwe beste vrienden: de robots.
De deploy-fase werken we uit in 3 stappen.
manage.
De automatisaties die je met onze hulp hebt opgezet, moeten regelmatig onderhouden en geüpdatet worden. Daar helpen we je mee in deze stap: we monitoren de uitvoering en meten de prestatie.
run.
Robots voeren je automatisaties uit. Ieder bedrijf is anders gestructureerd en de robots moeten afgestemd worden op de unieke werkwijze van jouw bedrijf. Moeten ze in shifts werken? Enkel ‘s nachts? 5 uur na elkaar en dan een pauze van 2 uur? Dat bepaal je in de run-fase.
engage.
Bots werken dan wel zelfstandig, ze hebben toch soms een mens nodig die hen aantoont wat het juiste proces is. Als ze uitzonderingen tegenkomen, bijvoorbeeld. Dit wordt ook wel eens de human in the loop genoemd. Je hebt dus iemand nodig die zich bezig houdt met het engage proces.
4. evaluate.
Het is belangrijk dat je de impact van RPA op je organisatie meet. Op die manier kan je in de toekomst de juiste keuzes maken en net die processen automatiseren die er het meest voor geschikt zijn en je de hoogste ROI zullen opleveren.
We kiezen samen met jou de juiste tools om de impact van RPA op je organisatie te meten.
jan verbieren
solutions business director
Mijn solutions team en ik hebben als credo dat operationele issues en frustraties de basis opportuniteiten (FROPS) zijn voor haalbare, werkbare oplossingen, met meestal een digitale onderbouw en altijd een doorgedreven klantenfocus, met als doel een snelle impact op de bedrijfsvoering te realiseren.