1. doel en toepassingsgebied

Als internationale organisatie met een wereldwijde focus op uitmuntendheid, verwacht de Randstad Groep (waartoe Randstad Digital Belgium NV, met vennootschapszetel te Kolonel Begaultlaan 1A/31, 3012 Leuven en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0450.760.087 (hierna "Randstad Digital") behoort) dat alle groepsvennootschappen en medewerkers, inclusief bestuurders en kaderleden, zich te allen tijde gedragen in overeenstemming met onze kernwaarden en bedrijfsprincipes (hierna de "Bedrijfsprincipes"). Dit betekent verantwoordelijk handelen, met integriteit en in overeenstemming met het beleid en de procedures van Randstad Digital, alsook met de toepasselijke wetten en voorschriften. Wij verwachten van onze medewerkers dat zij Randstad Digital helpen haar uitstekende reputatie hoog te houden door zich te houden aan de normen die tot uiting komen in onze kernwaarden: kennen, dienen, vertrouwen, simultane belangenbehartiging en streven naar perfectie. 

Randstad Digital bevordert een cultuur van openheid en verantwoordelijkheid en moedigt alle betrokkenen aan om naar buiten te treden met alle (vermoede) ethische bezorgdheden, dilemma's of andere incidenten waarbij het gedrag niet in overeenstemming is met onze kernwaarden en/of de Bedrijfsprincipes, met inbegrip van ernstig wangedrag en/of onrechtmatig gedrag (hierna "Wangedrag"). Naar buiten treden is essentieel om Randstad Digital in staat te stellen haar mensen, de onderneming en haar waarden, belanghebbenden en de samenleving als geheel te beschermen. Omdat we echter begrijpen dat er moed voor nodig is om naar buiten te treden, willen we u een gemakkelijke en veilige manier aanbieden om dit te doen.

Deze procedure voor het melden van Wangedrag (hierna de "Procedure voor het Melden van Wangedrag" of kortweg “Procedure”) legt uit wat uw mogelijkheden zijn om in vertrouwen en zonder angst voor represailles uw bezorgdheid te uiten en/of naar buiten te treden met (vermoedelijk) Wangedrag.

Deze Procedure voor het melden van Wangedrag is wereldwijd van toepassing op alle ondernemingen van de Randstad Groep (inclusief Randstad Digital), en alle belanghebbenden kunnen deze gebruiken om (vermoedens van) Wangedrag binnen of met betrekking tot de Randstad Groep (inclusief Randstad Digital) kenbaar te maken.

2. onze procedure – hoe het werkt

2.1 inleiding

Om het melden van Wangedrag (zie paragraaf 2.2) binnen of met betrekking tot de Randstad Groep (inclusief Randstad Digital) te vergemakkelijken, hebben wij speciale kanalen ingesteld waarlangs een Belanghebbende (zie definitie hieronder) zijn bezorgdheid kan uiten, hetzij via lokale meldingsmechanismen op bedrijfsniveau of via een melding aan de lokale integriteitsfunctionaris (hierna de "Lokale Integriteitsfunctionaris"), de centrale integriteitsfunctionaris van Randstad N.V. (hierna de "Centrale Integriteitsfunctionaris"), of via onze eigen integriteitslijn (hierna de "Integriteitslijn"), of via externe melding.

Het melden van mogelijk Wangedrag in overeenstemming met deze Procedure zorgt ervoor dat u wordt beschermd wanneer u een melding doet (zie paragraaf 2.5). Alle bezorgdheden omtrent mogelijk Wangedrag die in overeenstemming met onze officiële procedures worden geuit, zullen vertrouwelijk worden behandeld (behalve voor zover nodig om een adequaat onderzoek uit te voeren (met inbegrip van het recht op weerwoord van de beschuldigde persoon) en indien nodig, passende maatregelen te nemen) en met de garantie dat er geen represailles zullen worden genomen tegen wie zich meldt.

wie mag er melden

Onze Procedure is voor iedere Belanghebbende die naar buiten wil treden.

Belanghebbende verwijst naar iedereen binnen of buiten de Randstad Groep (inclusief Randstad Digital) en kan omvatten:

  • bedrijfsmedewerkers, waaronder functionarissen en managers, bestuursleden en stagiairs;
  • talenten, uitzendkrachten, onafhankelijke contractanten, freelancers en zelfstandigen;
  • voormalige medewerkers en voormalige talenten in dienst van of via Randstad Groep (inclusief Randstad Digital);
  • kandidaten en werkzoekenden;
  • vrijwilligers;
  • klanten en leveranciers en hun personeel en onderaannemers;
  • aandeelhouders en investeerders.

2.2 wangedrag

wanneer deze procedure gebruiken

De Integriteitslijn kan gebruikt worden om incidenten en situaties aan te kaarten als u redelijkerwijs vermoedt of bewijs heeft van Wangedrag binnen of met betrekking tot de Randstad Groep (inclusief Randstad Digital).

Voorbeelden van Wangedrag (vermoedens of bewijzen) die onder deze Procedure voor het Melden van Wangedrag aan het licht kunnen worden gebracht, zijn bijvoorbeeld ernstige bezorgdheden met betrekking tot:

  • de kernwaarden, bedrijfsprincipes, beleidslijnen of procedures van Randstad Digital;
  • mededingings- en antitrustwetgeving en -regelgeving;
  • discriminatie en racisme;
  • intimidatie en pesterijen;
  • seksuele intimidatie;
  • omkoping en corruptie;
  • andere mensenrechtenschendingen (bv. moderne slavernij/dwangarbeid, kinderarbeid);
  • tekortkomingen op het gebied van gezondheid, veiligheid en milieu;
  • fraude of verduistering van bedrijfsmiddelen;
  • onrechtmatige bekendmaking van vertrouwelijke informatie, waaronder persoonsgegevens;
  • belangenconflicten;
  • strafbare feiten;
  • niet-naleving van wettelijke of reglementaire verplichtingen (waaronder onjuiste financiële en boekhoudkundige praktijken), met inbegrip van inbreuken op de wetgeving van de Europese Unie (zie Bijlage 2).

wanneer deze procedure niet gebruiken

Indien u een vraag heeft over of een probleem heeft met uw arbeidsvoorwaarden of evaluatiegesprek, salaris of urenregistratie, uw promotie of de werkomgeving, dan is deze Procedure voor het melden van Wangedrag niet van toepassing. Ze is ook niet van toepassing als u een persoonlijke grief, een conflict met of klacht over uw manager of collega heeft, als dat geen Wangedrag is.

U kunt dit soort zaken aan de orde stellen via de juiste lokale wegen, waaronder uw manager, de bestuurders of de HR-afdeling.

Als u diensten verleent bij een klant van een onderneming van de Randstad Groep (inclusief Randstad Digital), kan mogelijk Wangedrag dat duidelijk betrekking heeft op die klant ook vallen onder de meldingsprocedure van de klant.

bij twijfel

Het zal niet altijd gemakkelijk zijn om te beoordelen of een bepaalde bezorgdheid of situatie Wangedrag is. In geval van twijfel kunt u contact opnemen met de Lokale Integriteitsfunctionaris of gewoon naar buiten treden via de Integriteitslijn (zie paragraaf 2.4). Als u dat doet, zal de Lokale Integriteitsfunctionaris uw melding beoordelen en u laten weten of deze verder wordt opgevolgd als een mogelijk geval van Wangedrag in het kader van deze Procedure. Zo niet, dan wordt u doorverwezen naar de desbetreffende relevante dienst.

2.3 waar en hoe naar buiten treden

Van elke werknemer die redelijkerwijs Wangedrag vermoedt of getuige is geweest van mogelijk Wangedrag wordt verwacht dat hij/zij dit meldt.

Voor veel zaken kan het een goede eerste stap zijn om rechtstreeks met de betrokkene te praten, ook al is dat niet altijd gemakkelijk, of met uw manager of andere reguliere (lokale) meldingskanalen. Zelfs wanneer wij het gemakkelijk en veilig maken om te praten, mag dit niet onmiddellijk in de plaats komen van de normale dialoog en feedback, die de basis vormen van onze kernwaarden.

Als u echter vindt dat dit niet gepast is of als u zich daarbij niet comfortabel voelt, kunt u zich rechtstreeks tot uw Lokale Integriteitsfunctionaris of de Centrale Integriteitsfunctionaris wenden of gebruikmaken van de Integriteitslijn. Hierbij kunt u ook steeds om een fysieke ontmoeting vragen.

uw manager, HR-vertegenwoordiger, juridisch adviseur, risk & audit verantwoordelijke, of een andere vertrouwde rol

Als algemene richtlijn geldt dat de eerste persoon die u moet benaderen wanneer u een bezorgdheid heeft, uw directe manager is (voor interne werknemers), uw verantwoordelijke talent manager/sales manager/project manager of diens manager (voor consultants, ongeacht hun statuut), of uw vaste zakelijke contactpersoon (voor andere externe belanghebbenden). Afhankelijk van de aard van de bezorgdheid kunt u er ook voor kiezen de zaak te bespreken met uw HR-vertegenwoordiger, juridisch adviseur, risk & audit verantwoordelijke of een andere vertrouwde partij (bv. preventieadviseur IDEWE (voor werknemers) of vertrouwenspersoon) binnen de onderneming. Zij kunnen u misschien helpen, bemiddelen of begeleiden naar de persoon die het best geplaatst is om uw bezorgdheid aan te pakken. Spreken met het management is meestal de snelste en beste weg alsook de beste manier om een goede en open werkomgeving in de hele Randstad Groep (inclusief Randstad Digital) te garanderen.

uw lokale integriteitsfunctionaris en centrale integriteitsfunctionaris

Als uw bezorgdheid betrekking heeft op mogelijk Wangedrag, kunt u dit ook rechtstreeks aan uw Lokale Integriteitsfunctionaris melden.

De Lokale Integriteitsfunctionaris is de onpartijdige persoon of dienst die ervoor zorgt dat alle gevallen die aan de Integriteitslijn worden gemeld evenals de gevallen die rechtstreeks aan hem/haar worden gemeld, worden beoordeeld en vervolgens ofwel worden doorgestuurd naar het juiste team/de juiste dienst voor follow-up, ofwel (indien de melding wordt beoordeeld als potentieel Wangedrag) worden onderzocht en behandeld op een wettelijke en tijdige manier, met volledige inachtneming van de rechten van alle betrokken personen. Elk land/Randstad Groepsvennootschap (inclusief Randstad Digital) heeft zijn eigen Lokale Integriteitsfunctionaris. De Lokale Integriteitsfunctionaris kan een werknemer van Randstad Digital zijn of een externe partij, al naar gelang wat de betrokken gedelegeerd bestuurder en de Centrale Integriteitsfunctionaris passend achten.

contactgegevens Lokale Integriteitsfunctionaris:

Als u de Lokale Integriteitsfunctionaris telefonisch of persoonlijk wilt spreken, gelieve dit dan aan te geven in uw bericht.

Indien het vermoeden van Wangedrag het hogere management binnen Randstad Digital betreft, kunt u zich ook rechtstreeks wenden tot de Centrale Integriteitsfunctionaris van Randstad N.V.

De Centrale Integriteitsfunctionaris is de onpartijdige persoon of dienst die door de raad van bestuur van Randstad N.V. is aangewezen om integriteitskwesties in het kader van deze Procedure te coördineren en regelmatig verslag uit te brengen aan de raad van bestuur en jaarlijks aan de auditcommissie van de Raad van Commissarissen over zaken die via de Integriteitslijn of rechtstreeks aan de Lokale Integriteitsfunctionarissen en/of de Centrale Integriteitsfunctionaris zijn gemeld.

De Centrale Integriteitsfunctionaris zorgt ervoor dat alle meldingen in het kader van deze Procedure over vermoedelijk Wangedrag door een of meer leden van het management van een Randstad Groepsvennootschap (inclusief Randstad Digital) centraal worden beoordeeld.

U kunt de Centrale Integriteitsfunctionaris bereiken via e-mail (complianceofficer@randstad.com) of een brief sturen naar Centrale Integriteitsfunctionaris, Randstad N.V., Postbus 12600, 1100 AP Amsterdam-Zuidoost, Nederland.

de integriteitslijn: online of telefonisch

Als u Wangedrag vermoedt of getuige bent geweest van Wangedrag dat niet via de reguliere meldingskanalen kan worden gemeld (bijv. omdat deze waarschijnlijk ongepast of ineffectief zijn of omdat u zich niet comfortabel voelt om uw probleem via deze kanalen te melden), kunt u zich melden via de Integriteitslijn.

Meldingen kunnen via de Integriteitslijn worden ingediend in de lokale taal (Nederlands of Frans) of in het Engels, online of mondeling (per telefoon). De Integriteitslijn bestaat uit een beveiligde webpagina en een telefonische hotline, die 24 uur per dag bereikbaar zijn via gratis lokale toegangsnummers. Beide worden beheerd door een onafhankelijke externe dienstverlener. Zie Bijlage 1 voor de volledige contactgegevens en gebruiksinstructies.

Hoewel meldingen ook anoniem kunnen worden ingediend, moedigt Randstad Digital u aan om ons te vertellen wie u bent wanneer u naar buiten treedt, aangezien dit het onderzoek van de melding aanzienlijk vergemakkelijkt.

De details van de Integriteitslijn voor uw land:

De Centrale Integriteitsfunctionaris (enkel online) voor de Randstad Groep (inclusief Randstad Digital) is bereikbaar via:

Meldingen bij de Integriteitslijn worden ontvangen door de Lokale Integriteitsfunctionaris en worden ook gedeeld met de Centrale Integriteitsfunctionaris.

anoniem naar buiten treden

Als u anoniem melding wilt maken, raadt Randstad Digital u ten zeerste aan om dit via de Integriteitslijn te doen. Zo kunnen we uw melding van mogelijk Wangedrag zo efficiënt mogelijk behandelen, worden onbetrouwbare en valse meldingen tot een minimum beperkt, wordt de privacy van alle betrokkenen het best beschermd en kunnen de Lokale Integriteitsfunctionaris en/of de Centrale Integriteitsfunctionaris efficiënt met u communiceren. Randstad Digital hoeft niet te weten wie u bent, doch het gebruik van de Integriteitslijn maakt een veilige dialoog mogelijk.

Wanneer u zich anoniem meldt, zorg er dan voor dat u voldoende details verstrekt zodat uw bezorgdheid kan worden behandeld. Anonieme meldingen die onvoldoende details bevatten, kunnen niet onderzocht worden.

wat u moet zeggen als u naar buiten treedt

Randstad Digital waardeert elke melding die te goeder trouw wordt gedaan, anoniem of niet. Om echter de gegrondheid van de melding te kunnen beoordelen en te beslissen over de opvolging, heeft de Lokale Integriteitsfunctionaris zoveel mogelijk details nodig.

Denk aan de volgende aspecten als u naar buiten treedt:

  • wat is er gebeurd?
  • wie is erbij betrokken - wie deed wat en waren er getuigen?
  • wanneer is het gebeurd?
  • waar is het gebeurd?
  • hoe is het gebeurd - welke middelen of methoden zijn er gebruikt?
  • als u over deze informatie beschikt: waarom is het gebeurd?

Wij moedigen u ook aan alle bewijsstukken, documenten, referenties, foto's of andere relevante informatie die ons kunnen helpen de melding efficiënter te beoordelen, te delen. Als u niet over dergelijk bewijsmateriaal beschikt, is elke verwijzing of aanbeveling waar dergelijk materiaal gevonden kan worden, nuttig.

Misschien kunt u niet op alle aspecten ingaan, maar hoe meer informatie wij hebben, hoe beter wij de zaak kunnen beoordelen en opvolgen. Wanneer u via de Integriteitslijn een melding doet, kunnen de Lokale Integriteitsfunctionaris en de Centrale Integriteitsfunctionaris u (ook via de Integriteitslijn) benaderen met verdere vragen.

melden buiten de randstad groep (inclusief randstad digital)

Indien u zich, na zorgvuldige overweging, niet comfortabel voelt om uw bezorgdheid binnen de onderneming te uiten, is het mogelijk om uw bezorgdheid buiten de onderneming te uiten. Deze Procedure is niet bedoeld om uw rechten om mogelijk Wangedrag buiten de Randstad Groep (inclusief Randstad Digital) te melden, te beperken.

Een externe melding aan een lokale autoriteit is echter een impactvolle stap. Om alle voorwaarden in kaart te hebben, inclusief de vraag of u extern kan melden, kan u deze nagaan op de website van de bevoegde autoriteiten in het land waar u woont.

Afhankelijk van het voorwerp, kunnen verschillende autoriteiten bevoegd zijn om uw klacht aan te nemen en te behandelen, bv. Federale Overheidsdienst Financiën, Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer, RSZ, Nationale Bank van België, RVA, etc.

Als algemeen aanspreekpunt kan u zich steeds richten tot de Federale Ombudsman:

U kunt een van de bovengenoemde opties kiezen om de Federale Ombudsman te bereiken. U kunt er ook voor kiezen een fysieke afspraak te maken in hun kantoren.

Wanneer u dit overweegt, raden wij u ten zeerste aan eerst advies in te winnen en dit niet alleen te doen. Wij raden u vooral sterk aan om dit eerst binnen de onderneming te melden, zodat u de last aan ons kunt overdragen en wij de zaak onmiddellijk kunnen onderzoeken.

Als u besluit om mogelijk Wangedrag extern te melden terwijl er een onderzoek door Randstad Digital loopt, kan Randstad Digital besluiten u niet langer bij dat onderzoek te betrekken, het onderzoek stop te zetten en/of andere stappen te ondernemen die zij nodig acht.

openbaarmaking

Indien u zich, na zorgvuldige overweging, niet comfortabel voelt om uw bezorgdheid binnen de onderneming te uiten of aan een externe instantie te melden, is het mogelijk om uw bezorgdheid openbaar te maken, al dan niet via de pers. Deze Procedure is niet bedoeld om uw rechten om mogelijk Wangedrag publiek te maken, te beperken.

Een openbaarmaking is echter een impactvolle stap. U heeft echter slechts recht op bescherming in de volgende gevallen:

  • in de situatie waarin u eerst intern en/of extern heeft gemeld, geen reactie is gegeven op uw melding binnen de in paragraaf 2.4 gestelde termijn en/of indien geen passende maatregelen werden genomen;
  • ondanks onze duidelijke toezegging in deze Procedure, u ernstig vreest dat er een risico op represailles bestaat;
  • de door u vermoede of aangetoonde schending een dreigend of reëel gevaar voor het algemeen belang vormt (een noodsituatie of een risico op onomkeerbare schade);
  • het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen wegens de bijzondere omstandigheden van de zaak, omdat bijvoorbeeld bewijsmateriaal kan worden achtergehouden of vernietigd, of een autoriteit kan samenspannen met de pleger van de inbreuk of bij de inbreuk betrokken is.

Wanneer u dit overweegt, raden wij u ten zeerste aan eerst advies in te winnen en dit niet alleen te doen. Wij raden u vooral sterk aan om eerst binnen de onderneming te melden, zodat u de last aan ons kunt overdragen en wij de zaak onmiddellijk kunnen onderzoeken.

Als u besluit om mogelijk Wangedrag openbaar te maken terwijl er een onderzoek door Randstad Digital loopt, kan Randstad Digital besluiten u niet langer bij dat onderzoek te betrekken, het onderzoek stop te zetten en/of andere stappen te ondernemen die zij nodig acht.

2.4 behandeling van meldingen gedaan via de integriteitslijn of rechtstreeks aan de lokale integriteitsfunctionaris

Meldingen die via de Integriteitslijn binnenkomen worden gedeeld met de Lokale Integriteitsfunctionaris. Er wordt ook automatisch een kopie van de melding gestuurd naar de Centrale Integriteitsfunctionaris. De Lokale Integriteitsfunctionaris houdt een register bij van de meldingen. Deze meldingen worden niet langer bewaard dan noodzakelijk om te voldoen aan de Europese en Belgische wetgeving.

Zowel de Lokale Integriteitsfunctionaris als de Centrale Integriteitsfunctionaris hebben een onpartijdige functie. De Integriteitslijn, de Lokale Integriteitsfunctionaris en de Centrale Integriteitsfunctionaris bieden een veilige manier om naar buiten te treden. Deze manier van spreken garandeert dat u gebruik maakt van meldingskanalen die uw vertrouwelijkheid en die van derden beschermen. De toegang voor onbevoegden is beperkt.

initiële beoordeling en antwoord

De Lokale Integriteitsfunctionaris bevestigt u binnen 7 (zeven) dagen na ontvangst de goede ontvangst van uw melding, rechtstreeks of via de Integriteitslijn. De Lokale Integriteitsfunctionaris laat u ook weten of de gemelde kwestie wordt beoordeeld als potentieel Wangedrag, of dat het een kwestie is die via de normale (lokale) meldingsprocedures moet worden afgehandeld (bijv. HR-vertegenwoordiger of klantcontact). Als voor deze beoordeling meer informatie nodig is, wordt dit in het antwoordbericht vermeld.

Als de zaak via de normale (lokale) meldingsprocedures moet worden afgehandeld, zal de Lokale Integriteitsfunctionaris de relevante gegevens in het antwoordbericht meedelen, of contact opnemen met de relevante lokale dienst om de melding te behandelen, afhankelijk van de aard van het bericht en de contactgegevens die u hebt verstrekt.

het onderzoek en terugkoppeling

De Lokale Integriteitsfunctionaris zorgt ervoor dat alle gemelde gevallen van mogelijk Wangedrag worden onderzocht en behandeld op een wettelijke en tijdige manier, met naleving van de rechten van alle betrokken personen en in overeenstemming met de onderzoeksprocedure van Randstad Digital.

In bepaalde gevallen kunnen dergelijke gevallen worden doorverwezen naar en behandeld door een lokale managementvertegenwoordiger en/of andere relevante afdelingen van de onderneming, afhankelijk van de aard van de melding. In deze gevallen blijven dezelfde beginselen inzake bijvoorbeeld vertrouwelijkheid, represailles en termijnen van toepassing.

Na grondige beoordeling kan de Lokale Integriteitsfunctionaris besluiten een melding niet te onderzoeken als bijvoorbeeld:

  • er onvoldoende informatie is om een redelijk onderzoek te voeren en het niet mogelijk is verdere informatie te verkrijgen;
  • er een duidelijke aanwijzing is dat de melding niet gebaseerd was op gegrondheid, maar te kwader trouw is gedaan en met de loutere bedoeling om personen of de onderneming te schaden in plaats van Wangedrag aan te pakken.

Tijdens het onderzoek kan de Lokale Integriteitsfunctionaris of een andere relevante dienst die bij het onderzoek betrokken is, ook contact met u opnemen (via de Integriteitslijn of, indien mogelijk, rechtstreeks) voor verdere verduidelijking.

Uiterlijk 3 (drie) maanden na de ontvangstbevestiging zal de Lokale Integriteitsfunctionaris feedback geven. Als het onderzoek op dat moment nog niet is afgerond, zal op een later moment opnieuw feedback worden gegeven. Om redenen van vertrouwelijkheid, privacy en rechten van de betrokken partijen is het niet altijd mogelijk om details over de voortgang of het resultaat van het onderzoek te delen. Alle partijen hebben recht op vertrouwelijkheid, ook de beschuldigde. Als u deelneemt aan of kennis neemt van een onderzoek, moet u daarom ook de zaak vertrouwelijk behandelen.

de centrale integriteitsfunctionaris

Indien één of meer leden van het lokale management van Randstad Digital bij het mogelijke Wangedrag betrokken zijn, stuurt de Lokale Integriteitsfunctionaris de melding door naar de Centrale Integriteitsfunctionaris. De Centrale Integriteitsfunctionaris kan het lokale management informeren en zal het verantwoordelijke lid van de raad van bestuur van Randstad N.V. en/of de Auditcommissie van de Raad van Commissarissen op de hoogte brengen, mits vertrouwelijkheid wordt gegarandeerd en zonder dat er sprake mag zijn van een potentieel belangenconflict.

Meldingen die betrekking hebben op één of meer leden van de raad van bestuur of de Raad van Commissarissen van Randstad N.V. worden behandeld door de Lokale Integriteitsfunctionaris van Randstad N.V., die lid is van de Raad van Commissarissen.

conclusies en acties

Nadat het onderzoek is afgerond, zullen onmiddellijk passende corrigerende maatregelen worden genomen wanneer dit rechtvaardig is naar het oordeel van het relevante managementniveau, rekening houdend met de relevante diensten (bijv. HR, juridisch). Corrigerende maatregelen in het geval van bewezen Wangedrag kunnen variëren van een schriftelijke waarschuwing, coaching en/of excuses aan degenen die door het Wangedrag zijn getroffen tot opschorting of beëindiging van het contract van of de relatie met degene(n) die verantwoordelijk is/zijn voor het Wangedrag, rapportering aan de bevoegde autoriteiten en/of andere maatregelen die relevant zijn en in verhouding met het specifieke Wangedrag.

2.5 de bescherming van uw rechten wanneer u naar buiten treedt via de Integriteitsfunctionaris en/of de integriteitslijn

De bescherming van uw recht om naar buiten te treden met mogelijk Wangedrag is essentieel. Eén van de belangrijkste doelen van deze Procedure is precies dat. Deze bescherming geldt wanneer u redelijke gronden hebt om aan te nemen dat de informatie die u meldt op het moment van de melding waarheidsgetrouw is en deze informatie Wangedrag vormt.

Hieronder worden enkele belangrijke beginselen belicht.

vertrouwelijkheid

Alle kwesties die via de Integriteitslijn of rechtstreeks aan de Lokale Integriteitsfunctionaris worden gemeld, worden zo vertrouwelijk mogelijk behandeld, met inbegrip van uw identiteit, voor zover dat nodig is om een onderzoek op te starten (en zo nodig passende maatregelen te nemen). Dit geldt ook voor iedereen die u bijstaat wanneer u in een werk gerelateerde context naar buiten treedt. Uitzonderingen op de vertrouwelijkheid zijn mogelijk wanneer Randstad Digital een wettelijke of reglementaire verplichting heeft om de informatie bekend te maken of wanneer de melding te kwader trouw gebeurt.

Informatie zal enkel gedeeld worden met een beperkt aantal bevoegde personen die rechtstreeks betrokken zijn bij het onderzoek en steeds op een strikte need-to-know basis. Dit kan ook gelden voor externe adviseurs die bij een onderzoek betrokken zijn. Uw identiteit en andere informatie waaruit uw identiteit kan worden afgeleid, wordt zonder uw uitdrukkelijke toestemming aan niemand anders dan deze personen bekendgemaakt. Afhankelijk van het doel zal de Lokale Integriteitsfunctionaris de informatie (verder) anonimiseren voordat deze wordt gedeeld.

In principe zijn wij verplicht om een persoon tegen wie een onderzoek loopt te informeren dat hij of zij het onderwerp is van een beschuldiging van mogelijk Wangedrag. Deze kennisgeving kan worden uitgesteld als er een aanzienlijk risico bestaat dat dit het onderzoek of het verzamelen van bewijsmateriaal in gevaar brengt. Ook in dit geval wordt uw identiteit niet bekendgemaakt.

Wanneer u volgens deze Procedure melding maakt, verbindt Randstad Digital zich ertoe uw melding ernstig en zorgvuldig te behandelen. Randstad Digital verwacht dat u er op dezelfde manier mee omgaat, waarbij u ook de vertrouwelijkheid zoveel mogelijk respecteert conform uw (contractuele) vertrouwelijkheidsverplichtingen. Dit beperkt u niet om extern of publiekelijk naar buiten te treden conform de Belgische wetgeving en conform de specifieke vereisten voor dergelijke meldingen of om (juridisch) advies in te winnen met betrekking tot uw melding (zie paragraaf 2.3, melden buiten de Randstad Groep (inclusief Randstad Digital)).

privacy/gegevensbescherming

Alle persoonsgegevens die in het kader van een melding en onderzoek uit hoofde van deze Procedure worden verkregen (ook van de persoon die een melding doet, de persoon tegen wie een onderzoek loopt en eventuele getuigen), zullen uitsluitend worden gebruikt voor de in deze Procedure beschreven doeleinden en in overeenstemming met de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming en het gegevensbeschermingsbeleid van Randstad Digital. Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke melding worden onverwijld gewist.

Persoonsgegevens bekomen via de Integriteitslijn worden drie maanden na het afsluiten van een zaak door de Lokale Integriteitsfunctionaris gewist. Persoonsgegevens die in het kader van een onderzoek zijn verzameld, kunnen langer worden bewaard indien de aard van de beschuldigingen en/of het onderzoek dat vereist, tot de maximale wettelijke verjaringstermijn van toepassing in het betrokken land, maar niet langer dan noodzakelijk en evenredig.

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld met degenen die het moeten weten waarbij zij zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht voor zover mogelijk en in overeenstemming met de noodzaak om een onderzoek uit te voeren en, indien nodig, passende maatregelen te nemen. Uitzonderingen zijn mogelijk indien Randstad Digital een wettelijke of reglementaire verplichting heeft om de informatie bekend te maken of indien de melding te kwader trouw gebeurt.

geen represailles

Wij moedigen aan dat men naar buiten treedt en iedereen die zich uitspreekt zal worden beschermd tegen elke vorm van bedreiging of vergelding, op voorwaarde dat de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de informatie over het mogelijk Wangedrag op het moment van de melding waarheidsgetrouw is. U wordt niet beschuldigd of aansprakelijk gesteld wanneer u te goeder trouw en in overeenstemming met deze Procedure rapporteert.

Randstad Digital zal geen represailles nemen tegen iemand die mogelijk Wangedrag meldt. Het volgende wordt beschouwd als represaille:

  1. schorsing, ontslag of soortgelijke maatregelen;
  2. degradatie of het onthouden van bevordering;
  3. overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
  4. het onthouden van opleiding;
  5. een negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
  6. het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
  7. dwang, pesterijen en uitsluiting;
  8. discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
  9. niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
  10. niet-verlenging of vroegtijdige beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
  11. schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
  12. opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de melder geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
  13. vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
  14. intrekking van een licentie of vergunning;
  15. psychiatrische of medische verwijzingen.

Dit geldt ook voor de persoon die de persoon die naar buiten treedt, bijstaat in een werk gerelateerde context (facilitators en/of familieleden van de melder).

Het recht op niet-vergelding wordt gegarandeerd door de Bedrijfsprincipes en schending van dit recht wordt niet getolereerd. Elke vorm van bedreiging of vergelding gericht op het doen van uitspraken kan leiden tot disciplinaire maatregelen.

Als u een bedreiging of represaille opmerkt of ervaart, kunt u dit melden via de Integriteitslijn of rechtstreeks aan de Centrale Integriteitsfunctionaris.

Wanneer u overeenkomstig deze Procedure melding maakt van Wangedrag waaraan u zelf hebt deelgenomen, zal Randstad Digital dit als verzachtende omstandigheid in aanmerking nemen bij de beoordeling van de gevolgen van dit Wangedrag.

uitzondering: melding te kwader trouw

Meldingen worden geacht te kwader trouw te zijn gedaan indien de melder op het moment van de melding weet dat de geuite beschuldiging niet waarheidsgetrouw is. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer deze Procedure wordt misbruikt (a) vanwege persoonlijke grieven, (b) voor persoonlijk voordeel, of (c) om de Randstad Groep (inclusief Randstad Digital) of (één van) haar medewerkers, inclusief functionarissen en bestuurders, opzettelijk te schaden. De Randstad Groep (inclusief Randstad Digital) ziet rapportering te kwader trouw als een zeer ernstige schending van onze Bedrijfsprincipes.

Indien nodig kan de Randstad Groep (inclusief Randstad Digital) verdere actie ondernemen (inclusief disciplinaire maatregelen) tegen iedereen die bewust te kwader trouw een melding doet.

2.6 bescherming van het voorwerp van een onderzoek

Een persoon tegen wie een onderzoek naar mogelijk Wangedrag loopt, heeft ook recht op bescherming. Het vermoeden van onschuld is een principieel beginsel. De Lokale Integriteitsfunctionaris is verantwoordelijk voor het toezicht op en het beheer van deze Procedure, ook ten aanzien van iedereen die beschuldigd wordt van - of anderszins betrokken is bij - mogelijk Wangedrag.

De persoon tegen wie een onderzoek naar mogelijk Wangedrag loopt, wordt hiervan normaal gesproken binnen een redelijke termijn in kennis gesteld, afhankelijk van de feiten en omstandigheden en van de vraag of er een risico bestaat op vernietiging van bewijsmateriaal, vergelding en/of belemmering van het onderzoek.

Alle vragen of kwesties die aan bod komen, worden vertrouwelijk behandeld. Informatie wordt alleen met een beperkt aantal personen gedeeld op een strikte need-to-know basis.

De onderzochte persoon heeft het recht om op de aantijgingen te reageren en kan in beroep gaan tegen negatieve bevindingen of beslissingen.

3. verantwoording en disciplinaire maatregelen

De raad van bestuur van Randstad N.V. is eindverantwoordelijke voor de Procedure voor het Melden van Wangedrag. Het management van Randstad Digital is verplicht ervoor te zorgen dat deze Procedure voor het Melden van Wangedrag binnen haar organisatie wordt uitgevoerd en dat de Lokale Integriteitsfunctionaris conform deze Procedure optreedt.

Randstad Digital verwacht dat het management op alle niveaus alle meldingen over mogelijk Wangedrag serieus, vertrouwelijk en gepast behandelt en ervoor zorgt dat de melder niet wordt geconfronteerd met bedreigingen of represailles. Het management is verplicht zijn volledige medewerking te verlenen aan elk onderzoek naar mogelijk Wangedrag.

Het niet naleven van deze Procedure, inclusief bedreigingen of represailles tegen iemand die volgens deze Procedure melding maakt en het niet nemen van redelijke stappen of redelijke zorg om de identiteit van de persoon die melding maakt te beschermen, kan leiden tot disciplinaire maatregelen.

Randstad Digital kan deze Procedure te allen tijde wijzigen op een wijze die in overeenstemming is met de vereisten van de toepasselijke wet- en regelgeving en zal daarbij de Europese Ondernemingsraad van Randstad betrekken. Waar relevant zullen de lokale ondernemingsraden worden betrokken bij de lokale implementatie.

bijlage 1 –gebruiksinstructies en contactgegevens

gebruiksinstructies integriteitslijn

Wanneer u zich voorbereidt op het melden via de Integriteitslijn, overweeg dan de volgende aspecten voor de melding:

  • wat is er gebeurd?
  • wie is erbij betrokken - wie deed wat en waren er getuigen?
  • wanneer is het gebeurd?
  • waar is het gebeurd?
  • hoe is het gebeurd - welke middelen of methoden zijn gebruikt?

als u over deze informatie beschikt: waarom is het gebeurd? Indien mogelijk kunt u samen met de online melding elk bewijs, document, referentie, foto of andere relevante informatie delen, die ons kan helpen om de melding efficiënter te beoordelen. Als u niet over dergelijk bewijsmateriaal beschikt, is elke verwijzing of aanbeveling waar u dergelijk materiaal kunt vinden nuttig.

gratis telefoonlijn – mondelinge meldingen

  • De melder belt het toepasselijke gratis telefoonnummer; het telefoongesprek wordt ontvangen door een voice-respons systeem. Na de melding ontvangt de melder een uniek dossiernummer. De melding kan worden gedaan in de lokale taal (Nederlands of Frans) of in het Engels. De externe dienstverlener stuurt vervolgens een transcript van de stemopname naar de Lokale Integriteitsfunctionaris. Gelieve de volgende richtlijnen in acht te nemen:
    • spreek duidelijk;
    • als u rechtstreeks gecontacteerd wilt worden, zorg er dan voor dat u uw contactgegevens achterlaat; uw telefoonnummer wordt NIET geregistreerd als u een telefonische melding doet;
    • registreer uw unieke dossiernummer voor communicatiedoeleinden.
  • Ter bescherming van de anonimiteit van de melder wordt de stemopname bij de externe dienstverlener bewaard en wordt deze vernietigd zodra de Lokale Integriteitsfunctionaris de ontvangst van de transcriptie heeft bevestigd.
  • Via het unieke dossiernummer laat de Lokale Integriteitsfunctionaris een antwoordbericht achter voor de melder om de ontvangst van de melding te bevestigen en indien nodig, verificatievragen te stellen of een conclusie op te stellen. De melder heeft het recht een schriftelijke ontvangst van de melding te ontvangen en de melding te herzien en te corrigeren. Na de eerste melding zal de Lokale Integriteitsfunctionaris binnen maximaal zeven dagen na ontvangst van het bericht u een ontvangstbevestiging toezenden.
  • Controleer of u een antwoordbericht ontvangt!

Uw telefoonnummer wordt niet geregistreerd wanneer u een melding doet.

  • Met het unieke dossiernummer kan de melder de gratis telefoonlijn opnieuw bellen om het antwoord van de Lokale Integriteitsfunctionaris te beluisteren. De melder kan kiezen of hij eventuele vragen onmiddellijk of later wil beantwoorden.

online meldingsformulier

  • De melder gaat naar de desbetreffende webpagina, laat een bericht achter door een tekst in te voeren (in de lokale taal (Nederlands of Frans) of in het Engels) en ontvangt een uniek dossiernummer. De externe dienstverlener vertaalt het bericht (indien niet in het Engels) en stuurt de vertaling en een kopie van het webbericht naar de Lokale Integriteitsfunctionaris.
  • Via het unieke dossiernummer kan de Lokale Integriteitsfunctionaris een antwoordbericht voor de melder achterlaten om de ontvangst van de melding te bevestigen en zo nodig verificatievragen te stellen of een conclusie op te stellen. Na de eerste melding zendt de Lokale Integriteitsfunctionaris u een ontvangstmelding binnen maximaal zeven dagen na ontvangst van het bericht.
  • Degene die de melding doet, kan met het dossiernummer opnieuw inloggen en krijgt dan het antwoord van de Lokale Integriteitsfunctionaris te zien. De melder kan kiezen of hij onmiddellijk of in een later stadium vragen wil beantwoorden.

Hieronder staan de contactgegevens per land.

contactgegevens Lokale Integriteitsfunctionaris:

contactgegevens Centrale Integriteitsfunctionaris:

lokale Integriteitslijn:

centrale Integriteitslijn:

externe rapportering

Federale Overheidsdienst Financiën, Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer, RSZ, Nationale Bank van België, RVA, etc.

U kunt een van de bovengenoemde opties kiezen om de Federale Ombudsman te bereiken. U kunt er ook voor kiezen een fysieke afspraak te maken in hun kantoren.

bijlage 2 – schendingen van het unierecht

Volgende zaken worden aanzien als schendingen van het Unierecht:

a) Schendingen van het Unierecht die betrekking hebben op de volgende gebieden:

  1. Overheidsopdrachten
  2. Financiële diensten, producten en makten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering
  3. Productveiligheid en productconformiteit
  4. Veiligheid van het vervoer
  5. Bescherming van het milieu
  6. Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
  7. Veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn
  8. Volksgezondheid
  9. Consumentenbescherming
  10. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen

b) Inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad, zoals bedoeld in artikel 325 VWEU en zoals nader gespecificeerd in relevante maatregelen van de Unie;

c) Schendingen met betrekking tot de interne markt, als bedoeld in artikel 26, lid 2, VWEU, met inbegrip van schendingen van de mededingings- en staatssteunregels van de Unie, alsmede schendingen met betrekking tot de interne markt die verband houden met handelingen die in strijd zijn met de regels inzake vennootschapsbelasting of met constructies die ten doel hebben een belastingvoordeel te verkrijgen dat het voorwerp of het doel van de toepasselijke vennootschapsbelastingwetgeving tenietdoet.