een digital workplace opzetten: waarop let je?

De digitale evolutie heeft ons persoonlijk leven de afgelopen jaren aan een hoog tempo veranderd. 

Vergemakkelijkt zelfs, op heel wat vlakken. 

Denk bijvoorbeeld alleen nog maar aan alle apps die op je smartphone staan. Van tickets kopen tot je financiën regelen en eten bestellen: je kan je haast niet meer inbeelden dat je vroeger in de rij moest gaan staan bij een stoffige kiosk of het loket van je bank. En béllen naar je favoriete restaurant om je bestelling te plaatsen? So 2012…

Je bent online wanneer je zelf wil, en flexibiliteit en efficiëntie zijn de 2 sleutelwoorden in je online leven. 

Dan mag de werkvloer niet achterblijven, toch? De huidige generatie werknemers verwacht daar namelijk óók die vlotte manier van (samen)werken, ongeacht hun locatie. Wat betekent dat concreet? 

• ook buiten kantoor willen ze toegang tot tools en documenten
• ze verkiezen een goede chattool boven een wildgroei aan WhatsApp-groepjes voor snelle (informele) communicatie onderling
• een intranet met statische en droge informatie ruilen ze graag in voor een sociaal intranet dat kennisdeling en interactie bevordert
• enzovoort

Hoe je daaraan tegemoet komt? Enter the digital workplace. Enkel als je het doordacht aanpakt, geniet je van alle voordelen die een digital workplace met zich meebrengt. Met welke aandachtspunten hou je rekening bij het opzetten van je digital workplace? We vertellen het je graag.

breng verandering als iets positiefs.

Stel: je stak tijd en geld in een hippe chattool om je medewerkers op een vlotte manier (informeel) met elkaar te laten communiceren. Die eindeloze e-mailkettingen zijn nu vast verleden tijd! Je bent trots, het is echt een stap vooruit.

Toch blijkt haast iedereen nog massaal e-mails te versturen. Huh!? Dat ligt niet aan je chattool, maar wel aan het feit dat mensen gewoontedieren zijn. 

Er zijn altijd een paar early adopters die - in dit geval - je chattool onmiddellijk ten volle zullen benutten. De kunst bestaat erin om die specifieke collega’s ook de grote groep te laten meetrekken. Laat hen bijvoorbeeld korte workshops geven die het gemak en de voordelen van de tool illustreren.

zorg voor een moderne IT-strategie.

Verouderde technologie of nutteloze tools zijn een dooddoener voor je digital workplace. In samenspraak met andere stakeholders neem je je huidige IT-strategie onder de loep en optimaliseer je waar nodig.

Een moderne IT-strategie neemt daarnaast zeker en vast ook het gebruiksgemak van tools en technologieën in acht. Een onhandige tool die niet aan de verwachtingen voldoet, wordt niet gebruikt en is dus weggesmeten geld. 

Tot slot: je zal niet kunnen verhinderen dat mensen toch zelf nieuwe systemen ontdekken of zelf ontwikkelen en die, zonder je medeweten, gaan gebruiken. Het aanbod is nu eenmaal enorm. Daarom doe je er goed aan om citizen development te omarmen, in plaats van te verbieden.

bepaal wie verantwoordelijk is voor de digital workplace. 

Is het IT? HR? Toch maar de communicatie-afdeling? Of nee, wacht, misschien de CEO zelf? De digitale workplace is niet de verantwoordelijkheid van 1 persoon of 1 afdeling. Je bereikt het meest met een diverse werkgroep die onder andere:

• de bedrijfscultuur en de noden van de collega’s door en door kent
• met kennis van zaken de juiste tools voorstelt, implementeert en onderhoudt
• dankzij haar verschillende early adopters andere collega’s de nieuwigheden laat omarmen
• ook denkt aan de veiligheid en de bescherming van de gegevens

blijf optimaliseren.

Het digitale landschap evolueert voortdurend, en ook de noden van je medewerkers veranderen. Een digital workplace is dus eigenlijk nooit af, maar altijd volop in ontwikkeling. Die mindset zal ervoor zorgen dat je digital workplace strategie effectief haar doelen bereikt. Hoe dan? 

Door actief feedback van collega’s te vragen, ontdek je welke tools ze vandaag niet gebruiken, en waarom niet. Je kan die informatie vervolgens gebruiken om bijvoorbeeld bepaalde tools uit je digitaal landschap te halen, om applicaties te gaan verbeteren, of om te voorzien in extra training om met de tool te leren werken.

conclusie: maak het niet te moeilijk.

Elk bedrijf is anders, net als elke digital workplace strategie. Het is goed om te weten dat je niet al je plannen in één keer moet uitvoeren. Het is oké om eerst te kijken naar wat makkelijk te realiseren is. Na de implementatie blijf je alles monitoren, en kan je stap voor stap uitbreiden. Zo ben je er ook zeker van dat je uiteindelijk een digital workplace hebt gecreëerd die beantwoordt aan de noden van je medewerkers én aan de doelstellingen van je bedrijf.