wat houdt de digitalisatie van je finance departement tegen?

Hoewel CFO’s het belang van digitale transformatie zeker vatten, zijn er zeker nog heel wat mogelijkheden om verder te digitaliseren. En dat heeft veel te maken met hoe financiële afdelingen vandaag georganiseerd zijn en hoe ze omgaan met digitalisering en automatisatie. Maar voor we daarop ingaan: wat zijn vandaag de belangrijkste triggers voor het automatiseren van finance departementen?

drijfveren voor automatisatie in financiële afdelingen.

Digitalisatie en automatisatie vinden ook in financiële afdelingen meer en meer hun weg. Het finance departement van de toekomst zal gretig (moeten) meegaan in die evolutie, en op die manier evolueren naar een orgaan voor strategisch bedrijfsadvies. 

Als het aankomt op het runnen van het bedrijf, vervullen CFO’s - en bij uitbreiding het voltallige finance team - dus een steeds belangrijkere rol. Er wordt van hen verwacht snel inzichten van hoge kwaliteit tevoorschijn te halen. Zo geven ze mee de langetermijnstrategie van het bedrijf vorm en monitoren ze de winstgevendheid van de organisatie.

Om die strategische rol ook effectief in te vullen, is het nodig de huidige manier van werken onder de loep te nemen. Want vergis je niet: heel wat financiële afdelingen verrichten vandaag nog heel wat manueel werk. 

Wie nog veel taken handmatig moet uitvoeren, maakt niet alleen al eens een fout, maar is dus vaak ook veel tijd kwijt - mensen werken immers trager dan bots. Zo blijft er minder tijd over die geïnvesteerd kan worden in het bijdragen tot dat strategisch advies waar iedereen wel op zit te wachten.

Over het algemeen is het vandaag ondertussen duidelijk dat het automatiseren van bepaalde taken niet betekent dat mensen overbodig zullen worden en hun job zullen verliezen. Het leidt louter tot een verandering in het takenpakket, waarin niet alleen waarde toevoegen aan de bedrijfsstrategie centraal staat. Ook aan de werktevredenheid wordt gedacht, doordat saaie, repetitieve taken geëlimineerd worden. 

Door al deze tendensen zijn meer en meer CFO’s geneigd om mee op de kar van digitalisering en automatisatie te springen en hun manier van werken te transformeren.

wat vertraagt automatisatie in finance departementen?

1. gefragmenteerde aanpak.

Ongetwijfeld heeft je financiële afdeling wel al minstens een paar eerste stappen gezet op vlak van automatisatie. Je bent tevreden: je bent mee op de trein gesprongen en vanaf nu gaat het alleen nog maar vooruit! Of dat dacht je toch toen je eraan begon. Vandaag lijk je er toch niet echt de vruchten van te plukken.

Hoe dat komt? De kans is groot dat je een gefragmenteerd landschap creëerde, waarin tools en technologieën naast elkaar bestaan en waarbij het grote geheel over het hoofd gezien wordt. 

Zo’n landschap kan op verschillende manieren tot stand komen. Misschien heb je niet de tijd om je te verdiepen in digitalisatie, of reikt je technologische kennis niet heel ver. Het is dan vaak verleidelijk om een oplossing te kiezen die je voorgesteld kreeg tijdens een event, of tijdens een demo van een tool die je zelf vond op het web. De oplossing lijkt je betrouwbaar en lost een specifiek probleem op, dus je denkt: waarom niet? 

Daarnaast kan een verscheidenheid aan (ongebruikte) technologische platformen ook historisch gegroeid zijn. Dat kan bijvoorbeeld door overnames, of door veranderingen binnen het team waarbij nieuwe collega’s nieuwe manieren van werken voorstellen.

In zo’n gefragmenteerd landschap zal je al snel 3 nadelen ondervinden:

• Door telkens individuele stappen te nemen, creëer je een cultuur van constante verandering. En zoals je vast al wel gemerkt hebt, kan (veel) verandering voor weerstand en frustratie zorgen.   
• Door te snel en niet doordacht voor een bepaalde technologie te kiezen, zorg je er vaak voor dat er in je team haast geen collega’s zijn die voldoende technisch onderlegd zijn om met de nieuwe systemen te werken.  
• Een gefragmenteerd landschap is vaak onvoldoende geïntegreerd met andere software. Op die manier blijven de voordelen van automatisatie onderbenut.

2. financieel talent binden aan je organisatie.

Ook binnen finance dient er zich een hele nieuwe generatie werknemers aan, met andere professionele dromen en verlangens. Generatie Z is de eerste generatie die zich niet meer kan voorstellen hoe we functioneerden zonder hulp van technologie. Allerlei tools vergemakkelijken hun leven, en ze verwachten dat ook in hun job. 

Innovatie en wendbaarheid zijn 2 aspecten die jonge werknemers vandaag hoog in het vaandel dragen. En nee, de verouderde software die nog steeds in heel wat financiële afdelingen gebruikt wordt, draagt daar niet toe bij. Om ook hen tevreden te houden, is het daarom belangrijk om de nieuwe technologische mogelijkheden te omarmen.

Hoewel je boekhouders, controllers, analisten … vandaag nog steeds over de juiste jobinhoudelijke competenties moeten beschikken, is het niet onbelangrijk om ook financiële talenten aan je organisatie te binden die hun creativiteit, technologische feeling en nieuwsgierigheid inzetten om te streven naar betere resultaten. Hun technologische vaardigheden zijn gegeerd en kunnen je bedrijf echt helpen om snel grote stappen vooruit te zetten op vlak van digitalisatie en automatisatie.

3. technologische innovatie gaat (te) snel.

Het is een uitdaging om technologische evolutie bij te houden: je kan er geen prioriteit aan geven, of hebt er te weinig affiniteit mee. Het aanbod aan oplossingen is haast eindeloos, en blijft zich verder ontwikkelen. Ben je niet helemaal mee, dan bestaat het risico dat je bepaalde tools niet optimaal benut. Je gebruikt een bepaalde mogelijkheid van een oplossing misschien haast dagelijks, maar weet niet dat er nog heel wat andere interessante mogelijkheden zijn. Je kan het vergelijken met collega’s uit niet-financiële departementen zien werken in Excel… ;-)

De snelheid waarmee nieuwe technologie zich ontwikkelt, brengt ook nog een ander mogelijk pijnpunt met zich mee. Veel verandering op korte termijn is niet iets waarop alle collega’s zitten te wachten. Sommigen zijn gewend hun werk op een bepaalde manier te doen en zien niet altijd de positieve impact die technologie heeft op hun dagdagelijkse takenpakket. En als ze er wél positief tegenover staan, is het nog steeds niet evident om aan een vlot tempo nieuwe skills te ontwikkelen.

(Faal)angst, terughoudendheid, een gebrek aan vertrouwen … Heel wat emotionele aspecten kunnen er mee voor zorgen dat je finance afdeling achterop hinkt op vlak van digitalisatie en automatisatie.

keer het tij.

• Durf eraan te beginnen, maar besef dat je niet alles in 1 keer moet en kan doen. Waar wil je naartoe met je eigen afdeling? En wat zijn de doelen van het bedrijf? Welke tools gebruik je vandaag al? Door stap voor stap te werk te gaan, behoud je het overzicht en maak je de verandering behapbaar voor collega’s die het moeilijker hebben met de veranderingen.  
• Werk samen met je HR-afdeling. Enerzijds kan je bepalen waar de gaps in je huidige team zitten, en collega’s via upskilling programma’s de kans geven zich professioneel te ontwikkelen. Anderzijds kan HR je helpen om voldoende carrièreperspectieven te bieden aan digital natives die je aan het bedrijf wil binden.  
• Besteed voldoende aandacht aan het verhogen van de betrokkenheid. Upskilling zal weerstand tegen verandering al in bepaalde mate wegnemen, maar ga actief in gesprek met je team en neem angsten weg.   
• Heb je het gevoel dat je extra hulp kan gebruiken? Doe dan een beroep op een partner als Randstad Digital die je begeleidt tijdens elke stap, van analyse en strategie, tot uitvoering en opvolging.